Как и когда оптимизировать бизнес?
Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает оптимизацию процессов, структуры, системы управления и других систем предприятия. Мы рекомендуем делать её в такой последовательности:
1
Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели,
определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идёт об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создаётся стратегическая карта, содержащая
систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.
2
Затем нужно перейти к оптимизации
бизнес-процессов. Из них в первую очередь оптимизируем основные, так как именно они дают результат (основные бизнес-процессы — это те, которые связаны с получением заказов и их выполнением). А затем уже управленческие и последними — вспомогательные.
Исключение — для случаев, когда есть очень затратные и сильно неэффективные вспомогательные или управленческие процессы , тогда начинаем с них.
Важным условием оптимизации бизнес-процесса является его
стабильность,
то есть достижение нужного результата
определенным способом. Если процесс нестабилен (срывы сроков, процесс каждый учатсник выполняет по-своему, конфликты и т.п.) — то сначала нужно его упорядочить,
регламентировать, даже если нормой являются несколько путей
выполнения процесса (план А, план Б и т.п.).
Каковы основные шаги при работе с процессом?
→ формулирование требуемой цели (что такое оптимально, какой результат нам нужен),
→ измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики и промежуточных результатов) для измерения продвижения,
→ анализ оптимизируемого бизнес-процесса (подробнее, на что аналзируем см. в описании услуги оптимизации бизнес-процесса),
→ изменение оптимизируемого процесса,
→ отслеживание результатов
Цикл последних трёх шагов может повторяться несколько раз.
3
Затем - изменение системы управления.
Сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее - а потом смотрим, что необходимо
изменить вследствие этого в структуре, системе мотивации, движении инофрмации, учёте и др.
Соответственно, оптимизация организационной структуры производится не в качестве первого шага, а исходя из новой системы бизнес-процессов предприятия.
Два подхода к оптимизации
Есть два "полюса" подходов к оптимизации
1. Реинжиниринг. Подчас это радикальная переделка процесса или системы.
2. Постепенное усовершенствование. Например, здесь можно использовать принципы бережливого производства.
Эти подходы можно сочетать в рамках одного проекта по усовершенствованиям.
Построение и оптимизация систем
После того, как выполнено предыдущее (или прямо во время проекта по оптимизации), полезно выстравивать системы процессов
Чем система учёта отличается от просто учёта? Наличием синергетического эффекта: тем, помогают ли друг другу её отдельные части или мешают.
В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей
компании:
• Оптимизация документооборота
• Оптимизация системы учета
• Оптимизация системы
мотивации
• Оптимизация системы контроля
(информации, безопасности, выполнения планов и
т.п.)
• Оптимизация системы управления качеством
• Оптимизация движения информации
Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.
