Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

Что это такое:
Оптимизация бизнес-процесса или системы  - это изменение их с целью повышения его эффективности и результативности.
Под системами мы понимаем здесь систему учета, документооборота, мотивации, контроля качества и др. Система - это такая совокупность процессов, которая дает синергетический эффект.

• Что мы можем для Вас сделать. Услуги оптимизации
• Зачем нужна оптимизация?
• Какие процессы стоит оптимизировать и какие не стоит?
• Пример простейшей оптимизации процесса
• Пример более сложной оптимизации
• Что означает термин "оптимизация"
• Построение и оптимизация систем

! Это можно сделать, только когда процессы УЖЕ упорядочены, т.е.
ОПИСАНЫ и выполняется так, как описаны (см. Регламентация).

Что мы можем для Вас сделать? Услуги оптимизации

Какие процессы стоит оптимизировать?

Вообще говоря, все!

Но всегда надо с чего-то начинать. Итак, наибольшую выгоду Вы получите, если усовершенствуете следующие процессы:

Какие процессы не стоит оптимизировать сразу?

Проблемные - в которых часто бывают сбои или конфликты, а также если получение результата нестабильно.

Не выстроенные - которые каждый раз проходят по-разному.

Это примерно как пытаться поставить рекорд на неисправном автомобиле. Если получение результата нестабильно - значит, в самих правилах процесса есть нечто, что мешает участникам работать как следует. Сначала нужно это найти и устранить, а лишь затем смотреть, как улучшить результат.

В этом случае совершенствование бизнес-процесса проводится после того, как достигнута стабильность в получении результата процесса, то есть после  регламентации. Есть еще вариант, когда оптимизацию и регламентацию проводят одновременно. В этом случае речь идет о коренной переделке, или реинжиниринге бизнес-процесса.

Примеры оптимизации процессов

Будем сюда потихоньку выкладывать кейсы. Руки не доходят :)

Пример 1. Простейшая оптимизация процесса

Например, внедрение горизонтальных связей и снижение формализма значительно ускоряют процессы. Вот конкретный пример, где элементарное изменение принесло существенную пользу.

Смысл изменения: если раньше каждая жалоба направлялась официальным бумажным письмом и путешествовала по компании "сверху вниз" по стандартной процедуре работы с письмами, задерживаясь на столе у каждого начальника, то теперь она напрямую отправляется тому, кто с ней работает, и копия контролеру бизнес-процессов.

Можно возразить, что раньше руководители зато были в курсе приходящих жалоб - но теперь все жалобы и действия по ним заносится в контрольную таблцу бизнес-процесса, и там их состояние может увидеть любой, в том числе и руководители - в систематизированном виде (что когда было, кто и что в связи с этим сделал). Выросла прозрачность.

Контролер бизенс-процессов и раньше должен был заносить их в таблицу, но бумажные письма ему не всегда удавалось "отловить", поэтому часть жалоб в таблицу не попадала, и сроки по ним срывались, а об этом никто не знал. Например, письмо могло валяться на столе у начальника неделю и больше.

Теперь же претензия попадала к контролеру бизнес-процессов сразу в момент своего появления.

И главное - почти вдвое сократились сроки реагирования на претензии, что улучшило отношение клиентов.

Таких (или похожих) ситуаций множество в каждой компании. Они являются привычными для участников процессов, и поэтому их не замечают.

Это простой пример, где горионтальные связи удешевляют и упрощают работу.

Пример 2. Красиво: убрали процесс вообще

Ситуация:

В компании была проблема с формированием отчетов по внутрихолдинговым договорам. Процесс был не выстроен и вызывал регулярные конфликты. При этом качество конечного результата процесса было неудовлетворительным.

Что такое внутрихолдинговые договоры? Это когда между своими же компаниями есть сделки. Такие сделки налоговая проверяет более внимательно. Есть случаи, когда такие сделки проводятся на регулярной основе, каждый месяц, с постоянной ценой. Всё это может быть "выброшено" из затрат (при проверке ), и значит, придется платить с этих денег налог на прибыль.

Хотя услуги фактически оказывались, этого недостаточно. Для обоснования этих сделок каждый месяц составлялись отчеты. Этими отчетами никто не хотел заниматься, все перекладывали друг на друга. В конце концов сложилось так, что отчёты возложили на тех, кто непосредственно оказывает услуги (на два отдела).

Эти люди плохо понимали в налоговом законодательстве, и их отчеты не устраивали бухгалтерию, бухгалтерия писала замечания, всё это долго исправлялось. Тем не менее каждый месяц создавалось до 12 отчетов, в которые включалась информация о фактически выполненных отделами работах. Трудоемкость составления одного такого отчета - от 1 до 2 часов (к нему подшивались документы), плюс процесс проверок, передач друг другу, контроля наличия всех необходимых отчетов.

Всего порядка 30 часов в месяц, плюс регулярные конфликты и скандалы.

Решение: была разработана новая форма отчета, которая:

1. Удовлетворяла требованиям законодательства.

2.  Не требовала внесения в нее каких-либо содержательных данных, а только дату, номер договора и подпись. (Т.е.убрали потребность каждый месяц подбирать документы и сочинять тексты).

Форма была согласована со всеми участниками, и оказалось, что в таком виде отчёт даже лучше.

Теперь отчёт стал правильным и делает весь комплект 1 человек за 15 минут. Осталось только провести его в бухучёте.

Разумеется,  случаи бывают и не такими простыми. Постепенно будем здесь о них писать. Мы уверены, что нет процесса, который нельзя было бы улучшить.

Оптимизация предприятия, оптимизация бизнеса - Что это такое?

Строго говоря, термин Оптимизация происходит от латинского слова optimus - наилучший, что подразумевает нахождение самого выгодного баланса между взаимоисключающими характеристиками.

Оптимизация (бизнеса, предприятия, процесса) нацелена на получение наилучших результатов при соответствующих условиях. Здесь "оптимизация" отличается от просто "совершенствования" или "улучшения" тем, что здесь есть измерение результатов. То есть определяем, что такое «наилучший результат», и ищем, как его получить. Грубо говоря, отличие в том, что мы выбираем, что для нас важнее: быстрее или дешевле, меньше брака или лучше дизайн. Если все эти свойства можно улучшить одновременно - то тогда конфликта нет, нет проблемы поиска оптимального результата.

Однако на практике, в обиходной речи оптимизация - это синоним улучшения и совершенствования. Известны такие примеры, как оптимизация затрат, оптимизация штатной структуры, оптимизация бизнес-процессов, оптимизация документооборота.

Оптимизация и сокращение

Неверно понимать оптимизацию просто как сокращение.

Например, оптимизация предприятия чаще всего понимается как сокращение персонала («оптимизация штатной структуры») и сокращение расходов («оптимизация затрат»). При этом вопрос, как правило, ставится так: «сократить на 10%» или, в лучшем случае, «без чего мы можем обойтись?», подразумевая жертвы, «затягивание поясов» и т.п. Как следствие - снижается качество, увеличиваются сроки выполнения работ. Разве это «получение наилучшего результата»?

На самом же деле, расходы (расходы не только денег, но и всего: времени, сил, пространства, ресурсов и т.п.) делятся на полезные затраты и потери. Полезные затраты – это затраты на то, что нужно, что вносит свой вклад в результат. А потери – это то, что не нужно для получения результата. И этого ненужного – очень и очень много!

Именно из этого принципа и нужно исходить при оптимизации. То есть убирать – ненужное, усиливать – нужное.
Итогом оптимизации должны быть более высокие результаты, чем до нее. Соответственно, начинать оптимизацию можно и нужно не только в кризис.

Как и когда оптимизировать?

Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает:

• формулирование требуемой цели (что такое оптимально, какой результат нам нужен),

• измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики),

• анализ оптимизируемого объекта,

• изменение оптимизируемого объекта,

• отслеживание результатов.

Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели, определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идет об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создается стратегическая карта, содержащая систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.

Начинать необходимо с оптимизации бизнес-процессов, так как именно они дают результат.  Поэтому сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее - а потом смотрим, что необходимо изменить вследствие этого. Например, оптимизация организационной структуры производится исходя из системы бизнес-процессов предприятия.
>> Оптимизация системы управления

Важным условием оптимизации бизнес-процесса является его стабильность, то есть достижение нужного результата определенным способом. Если процесс нестабилен – то сначала нужно его упорядочить, регламентировать, даже если нормой являются несколько путей выполнение процесса (план А, план Б и т.п.).

Подходов к оптимизации несколько.
1.    Реинжиниринг. Это радикальная переделка процесса или системы.
2.    Постепенное усовершенствование, например, здесь можно использовать принципы кайдзен.

Эти подходы можно сочетать в рамках одного проекта по усовершенствованиям.

Построение и оптимизация систем

Чем система учета отличается от просто учета? Наличием синергетического эффекта: тем, помогают ли друг другу её отдельные части или мешают.

Если работа по построению систем не проведена. то, "копнув" в любой области, Вы найдете противоречивые указания, "лоскутное одеяло" из приказов, устных распоряжений, пережитков, стереотипов и т.п.

В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей компании:

• Оптимизация документооборота

• Оптимизация системы учета

• Оптимизация системы мотивации

• Оптимизация системы контроля (информации, безопасности, выполнения планов и т.п.)

• Оптимизация системы управления качеством

• Оптимизация движения информации

С чего начать оптимизацию?

Мы бы рекомендовали Вам мини-аудит. Он позволит выявить, где Вы больше всего выиграете от оптимизации и сформировать план действий.

Если Вы не директор и не собственник