Договорной отдел строительной компании
Договорной отдел — один из отделов в строительной компании, он занимается оформлением и ведением договоров по подрядным работам, выставлением документов генподряда.
Результаты проекта по сокращению затрат труда
Главный результат: деятельность отдела коренным образом изменена, что привело к сокращению трудоёмкости вдвое и устранению ряда важных ошибок.
Обнаружены:
• завышение сроков
• неэффективная организация работы
• отсутствие нужных функций
• значительное дублирование операций
с бухгалтерией, экономической службой
Важно, что при этом некоторые ключевые функции отдела не выполняются (функции: управление бюджетом СМР и управление подрядчиками, планирование материалов).
Разработана модель оптимизации работы
отдела, которая дает загрузку 66% - при
умеренной (преимущественно внутренней)
оптимизации, включающая:
• Отмену ряда операций
• Изменение организации работы внутри
отдела
• Изменение порядка взаимодействия с
другими подразделениями
• Изменение подхода к выполнению
некоторых работ
Более глубокая оптимизация даст возможность ещё
улучшить этот показатель. (Цена обслуживания
была от 2300 до 3000 р. за договор/дс, после
оптимизации стало 1200 р. за договор/допсоглашение,
но даже эта цена вдвое больше нормы.)
Оптимизация работы отдела
В настоящей статье приводятся только выдержки из отчёта, по 2 пункта из каждого раздела
Отмена ненужных трудовых операций
Начальник отдела сначала согласует и визирует каждый договор/допсоглашение в бумажном виде, а затем ещё раз в Информационной системе — зачем это? Мы вообще не видим зоны ответственности начальника отдела при использовании типовой формы договора и заключении его по тендеру (95% случаев). Если он отвечает, что форма не менялась — так откуда он знает, не поменял ли специалист чего?
Товарно-транспортные накладные (ТТН) в
количестве 400+ штук вводятся и в договорном
отделе и в бухгалтерии (даже по 1 минуте уже 8
часов), и довольно трудоемко обрабатываются
(сверка ТТН с ТОРГ-12). Зачем оба эти подразделения
делают одинаковую работу?
Оставили в ДО минимальную обработку ТТН, хотя по
уму вопросы сверки с поставщиком лучше оставить
в ведении бухгалтерии. (Сейчас отдел ведёт учёт
материалов преимущественно в разрезе сверки с
поставщиком и подрядчиком (т.е. отражение факта —
что скорее задача бухгалтерии), а нужно —
заниматься планированием, исключая перепоставку
на этапе заказа, желательно также исключить
перезатарку стройплощадок).
...
Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса
Изменение организации работы внутри отдела
Сейчас работа построена по принципу
специализации, в то время как операции простые и
один сотрудник вполне может ими владеть.
Многократная передача/пересылка от человека к
человеку, учитывая большой поток документов, —
это просто пустая трата времени и риск ошибок
(забудут, не заметят).
Например, сейчас 1 человек заключает договор
(Специалист), другой вносит в Информационную
систему (Секретарь), третий — в сверки (Зам), а
четвертый работает с выполнением (Инженер).
Мы рекомендуем организовать иначе — закрепить за каждым сотрудником весь комплекс работ по ведению конкретных объектов, чтобы сотрудник был в курсе всех деталей по своим объектам, и не возникало вопросов, кому чем заниматься. Здесь есть и содержательный эффект — такой человек понимает, что происходит на объекте, видит полную картину и может своевременно выявить отклонение.
В настоящий момент начальник часто
вмешивается в оперативное управление,
определяет приоритетность задач, кому что
делать, контролирует ежедневные задания —
вместо содержательного контроля результатов
и улучшений работы отдела. Это связано именно
с мелкой специализацией: получаем множество
мелких операций, по которым нужен контроль
сроков.
...
Изменение порядка взаимодействия с другими подразделениями
Например, сейчас передача части функций от договорного отдела в тендерный УВЕЛИЧИЛА нагрузку на ДО (и на ТО), по сравнению с тем, чтобы эти функции не передавать. В частности, проводится ручная сверка документа на предмет поиска, что в нём изменили в тендерном отделе (а они меняют).
Чтобы это исключить, предлагаем небольшое
изменение — редактирование проекта договора
силами ДО, при выполнении остальных работ силами
ТО: куда быстрее ВСТАВИТЬ реквизиты и цену и
отослать пдф в ТО, чем СВЕРИТЬ два варианта
текста.
А реально лучше бы поручить заключать договор ДО.
В предложенной нами модели "как
надо" предложен менее трудоемкий способ
сверки с контрагентами. Этот способ позволит
также уменьшить трудозатраты бухгалтерии по
сверкам и иметь все сверки со всеми
контрагентами договорного отдела.
...
Добавление отсутствующих функций
Каких функций нет, но нужны:
Управление подрядчиками
Кажется, если договорной отдел зачем и нужен, так это чтобы соблюдались условия договоров. Включая и расценки и графики.
Сейчас ДО ведёт контроль по поданным выполнениям (акт выполненных работ), а что насчёт неподанных? Или если подрядчик отстаёт? Отдел видит только, сколько подрядчик сделал. А сколько ДОЛЖЕН был сделать?
Начальник участка должен составлять план на месяц с объёмами заданий на каждый день (План-отчет НУ или аналог), и ежедневно следить за выполнением плана в натуральных показателях, вмешиваться на уровне отклонения от 2-3 дневной, максимум - недельной нормы. В идеале — укладываясь во все заключенные договоры, а также в графики и контрольные точки.
А договорной отдел должен на этапе
результатов за месяц контролировать соблюдение
этой работы (в том числе контролировать и
начальника участка — итоговый контроль). И при
отклонениях как минимум докладывать
...<вырезано> В идеале должна быть описана
некая процедура, что мы делаем, когда подрядчик
отклонился.
...
В проекте применялась наша авторская методика, описанная в услуге оптимизации трудоемкости. Срок анализа 2 недели, срок внедрения изменений 1 месяц.
Рекомендуемые материалы из Базы знаний
-
Процессное управление и его отличие от ручного
Что вообще такое это загадочное процессное управление? Как оно конкретно выглядит, в чём состоит? Отличие начинается с того, как именно распределяются и ставятся задачи сотрудникам, и как принимается по ним работа. Переход от ручного управления к системе
Бизнес-кейс:Пример оптимизации бизнес-процессов на складе. Переход от ручного управления к системе.Оценка должностной инструкции по качеству
Чеклист и пример оценки. Проверьте ваши должностные инструкции
Получайте полезные материалы
-
Наша рассылка "Приёмы и методы настройки бизнеса"
Выходит 1 раз в месяц:
→ Новые статьи в Базе знаний
→ Кейсы и примеры из практики
→ Инфографика
→ Чеклисты и формы
Главная | Услуги и цены | Обучение | О нас | База знаний | Подписка на рассылку | Контакты
© Заводсков С.В. 2008—2021
Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, изображений, текстов и др. допускается лишь с разрешения правообладателя и только с активной ссылкой на источник: spb-progressor.ru
Соглашение о конфиденциальности | Понравился сайт? Связь с разработчиком сайта