На главную || Вы здесь: Услуги / Персонал / Разработка должностных инструкций
4,7 out of 5 based on 36 user ratings
Заводсков и партнёры Санкт-Петербург пл. Александра Невского, д.2, лит. Е +7(921)925-4858

Заводсков и партнёры логотип

Строим и совершенствуем системы управления c 2008 года

Разработка
должностных инструкций

Подробные и понятные инструкции, описывающие реальную работу

Какими бывают должностные инструкции




Эта страница посвящена реальным инструкциям, которые используются для управления:
•  Для подбора персонала и для введения в должность
•  Ддя наведения порядка и контроля
•  Чтобы не объяснять одно и то же
•  Чтобы накапливать опыт компании, важные нюансы и лучшие практики

Если вам нужны должностные инструкции для другой цели: для СРО, для заказчиков, для суда и т.п. — посмотрите здесь (цена от 2000 р.)

Наша главная специализация — реальные должностные инструкции, подробно и понятно описывающие, что на самом деле у вас должен делать сотрудник.



Ещё мы можем:
→ Создать должностную инструкцию «как надо», даже если у вас пока нет сотрудника и нет полного представления о его функционале
→ Записать в инструкцию лучшие практики: провести опрос нескольких сотрудников на одной должности, сравнить и проанализровать опыт, записать лучшее
→ Расписать рабочий день по часам, создать распорядок дня, чеклисты, отчёты
→ Создать пошаговое описание работы сотрудника (руководство, рабочую инструкцию)

Как оценить качество услуги по разработке должностных инструкций?

Предлагаем использовать интерактивный чеклист. Вам понадобятся 2-3 примера готовых инструкций.
Ответьте на вопрос и затем нажмите на пункт чеклиста, чтобы увидеть расшифровку ответов.

Оценка примеров и образцов дожностных инструкций:

В типовых, формальных и из интернета обычно перечислено до 20 обязанностей, редко 25.
В инструкциях нормальной степени детальности в этом разделе (он самый главный в инструкции) бывает от 40 до 150 пунктов.


Все обязанности перечислены хаотично.
Работа разбита на логические блоки. Обязанности выстроены в хронологическом порядке или по важности.


Не указаны совсем или указаны общими словами (повышать продажи, руководить отделом...).
Указаны цели, зоны ответственности и показатели по ним.


Обязанности описаны обобщенно: не ясно, что именно должен делать человек, входит или не входит конкретная задача в его обязанности.
Обязанности описаны многословно и усложненно.
По описанию, наблюдая за работой сотрудника, со стороны можно понять, выполняет ли он пункт или нарушает его.


Все пункты применимы в принципе к любому сотруднику на такой должности (в любой компании и в любой сфере деятельности).
Есть пункты, которые явно указывают, что было проведено изучение работы, и содержат особенности именно этой компании.


В хорошую инструкцию включены моменты, о которых сотрудник должен быть в курсе. Если они включены в инструкцию, то о них не нужно напоминать и за них можно спрашивать.


Сложные формы, например, табличные, могут быть неудобны для восприятия, особенно рядовыми сотрудниками.


Оценка услуги по разработке инструкций:

Если у вас просят описание должности и перечень функций в качестве исходных данных — так это 90% от всей работы по составлению инструкции. Останется только заполнить формальные разделы. Основная работа — это описание функционала. Хорошо, если кроме выяснения "как есть", будет проведена работа по дополнению "как надо".


Если не проводить опрос или изучение работы сотрудника, то инструкция никак не может отражать реальное положение дел, а может быть только формальной.


Согласование должно проводиться и с руководителем отдела и с заказчиком (некоторые вещи и руководитеьл отдела не захочет вносить в инструкцию своим сотрудникам, а они нужны).

Образцы должностных инструкций

Цены и условия. Описание услуги и результаты

Разработать должностные инструкции: цены и варианты исполнения, что входит в услугу, отличия от конкурентов, образцы и примеры

  • Разработка подробной должностной инструкции специалиста
  • 5 000 руб./должность

  • Разработка подробной должностной инструкции руководителя, директора
  • 7 500 — 10 000 руб./должность

В эту цену включены:
→ Описание функциональных обязанностей (до 50 пунктов обязанностей)
→ Опрос сотрудника и/или руководителя отдела и/или заказчика (1 час для специалиста, 2 часа для руководителя; опрос проводится удалённо)
→ Анализ обязанностей и внесение предложений, рекомендаций
→ Заполнение всех разделов (обшие положения, права, ответственность и др.)
→ Предложение по целям и показателям для сотрудника
→ Оформление по ГОСТу
→ Увязка с СМК, ISO, любыми внутренними документами
→ Согласование с 2 согласующими лицами
→ Внесение правок



Объём работы и сложность

Инструкции могут быть разного объёма — у кого-то 50 обязанностей, а у кого-то 100, 150 и больше (например, руководитель строительного проекта). Или же клиент может захотеть описать работу сотрудника очень подробно, приближаясь к пошаговому описанию. Например, заполнение коммерческого предложения в одной из инструкций состояло из 14 пунктов.
В этом случае цена инструкции пропорционально увеличивается, также увеличивается и время опроса и обсуждения.
Вы сами принимаете решение, нужно ли дополнительное время. Если нет, мы делаем такой объём, который входит в стандартную инструкцию.

И наоборот — бывают инструкции, которые частично совпадают по функционалу (инженер и ведущий инженер), в этом случае вторая инструкция будет сильно дешевле. Также дешевле могут быть инструкции рядового персонала, если у них мало обязанностей или их не надо расписывать подробно.





Услуги за дополнительную плату

  • Разработка инструкции для новой должности
  • + 2 000 руб./должность

Если вам нужно описать должность, по которой некого спросить, как сотрудник должен работать, мы можем самостоятельно разработать проект инструкции, а затем обсудить его с заказчиком.

  • Составление матрицы ответственности на компанию, отдел
  • 1 000 руб./должность

Если вам нужно создать систему, проверить распределение обязанностей на взаимную непротиворечивость, полноту и равномерность распределения, выявить узкие места и принять по ним решения — мы сведём данные по всем должностям в единую таблицу, из которой всё это будет видно. Затем на основании ваших решений по перераспределению обязанностей мы внесём изменения в инструкции.

  • Проверка инструкции юристом
  • 1 000 руб.

Юрист проверит инструкцию на юридические риски при использовании её в суде и предложит изменения формулировок там, где это необходимо (язык станет менее простым и более "юридическим").

  • Дополнение/переработка инструкции в соответствии с профстандартом
  • 1 000 — 2 000 руб.

Наш специалист изучит любые необходимые документы (например, какой-либо закон или требования) и переработает или дополнит инструкцию в соответствии с ними.

  • Составление перечня нарушений, чеклиста, отчёта
  • 500 — 2000 руб.

Создадим удобный документ для контроля результатов работы сотрудника и для профилактики ошибок из-за человеческого фактора.

  • Пошаговое описание работы
  • 15 000 — 30 000 руб.

Сделаем описание любой степени подробности, с фотографиями, скриншотами, схемами и даже видеоуроками.




Связанные услуги:

Разработка системы мотивации | Снижение трудозатрат и нормирование | Разработка должностных инструкций  | Декомпозиция целей

Правильные должностные инструкции

Чаще всего должностные инструкции скачивают из интернета. Но это подходит только для трудовой инспекции (и то не всегда), а не для использования должностных инструкций как управленческого инструмента. Также написание инструкций поручают сотрудникам. Но они-то как раз не заинтересованы в контроле и прозрачности свой работы.

Многие руководители заинтересованы в том, чтобы в компании были работающие должностные инструкции. Что это дает?

•   Всем понятно, кто за что отвечает
•   Сразу при приеме сотрудников на работу они видят "правила игры"
•   Можно более объективно оценить работу каждого сотрудника
•   Сокращается срок вхождения в должность
•   Улучшается взаимодействие сотрудников (меньше конфликтов со "сваливанием" ответственности друг на друга)
•   Повышается дисциплина. Кстати, само написание и согласование инструкций - это дисциплинирующий фактор.
•   Адекватно ответственности можно распределить полномочия

Это верно, но лишь отчасти: всё это будет, если должностные инструкции составлены правильно.

→ Скачать эту презентацию

Отличия должностных инструкций на примере

Стандартная должностная инструкция 

(выдержка из инструкции администратора студии танцев по вопросу о телефонном общении с клиентами)

2.2. Отвечает на вопросы клиентов по телефону.

...

2.6. Консультирует посетителей по телефону по вопросам расписания, проводимым специальным акциям, наличию бонусных программ и т.д.

...

2.8. Ведёт запись в группы, ведёт клиентскую базу.



Улучшенная должностная инструкция (наша)

2. Привлекать клиентов при телефонном общении

2.1. Отвечать на звонки вежливо (общаться на «Вы»), дружелюбно, уважительно.

2.2. Обязательно вносить в разговор положительные эмоции, во время разговора - улыбаться. Обязательно поздороваться, представиться, в конце разговора попрощаться.

2.3. На вопросы Клиента давать исчерпывающую информацию. Обязательно пригласить на занятие, мероприятие, или выдвинуть другое предложение. В конце разговора уточнить время повторного контакта.
Отдельно записывать вопросы, на которые не знаете ответа, и выяснять ответы у директора, а затем сообщать клиентам.
Во время телефонного разговора сообщать клиентам о проводимых акциях и мероприятиях.

2.4. Вести учёт телефонных звонков по форме: время звонка, данные звонившего (Ф.И.О.), контактная информация, суть вопроса/разговора, результат разговора.

2.5.Информировать Клиентов о переносе сроков занятий и других технических моментах.

2.6. Не реже 1 раза в 2 месяца обзванивать всех потенциальных Клиентов, позвонивших по телефону, и посетителей Студии, которые пока не являются постоянными Клиентами (кроме тех, кто явно высказался, что не хочет, чтобы ему звонили), и информировать их об акциях, мероприятиях, интересных событиях, с целью пригласить в Студию либо на мероприятие.

2.7. Сообщать директору, что интересует Клиентов, чего не хватает в Студии, каковы причины отказов.

2.8. Совершенствовать мастерство телефонного общения, раз в неделю прослушивая 3-4 своих разговора и письменно фиксируя, что надо изменить.


— Указана задача, для чего он выполняет эти функции

— Описана полная картина: ничего не упущено

— Пункты по одному вопросу собраны вместе и выстроены в логичной последовательности

— Объяснения даны простым языком. Человек, прочитавший это, может всё это выполнить, не нуждаясь в дополнительных пояснениях (кроме, например графика занятий, расписания событий и прочей информации, которая постоянно меняется в студии танцев)

— У контролёра не возникнет вопросов понять, наблюдая за человеком, выполняет он эти пункты или нет, и достаточно ли

— Указано множество нюансов, которые наработаны опытом компании (например, о вопросах, на которые администратор не знает ответа)

Порядок работы по разработке должностной инструкции на заказ

1

Беседа с Заказчиком &madsh; для каких целей составляются инструкции, что для Заказчика важно. Беседа проводится по скайпу.

2

Изучаем имеющиеся документы (инструкции, техпроцесс, памятки, положения и т.п.)

3

Проводим опросы работника, его руководителя, иногда Заказчика или внутренних клиентов. Выявляем все важные моменты, которые надо включить в инструкцию. (Опрос также может быть проведён по скайпу или с использованием конференц-связи.)

4

Составляем проект должностной инструкции (инструкций).

5

Проводим анализ обязанностей: вносим вопросы и свои предложения, рекомендации.

6

Согласование инструкции. Инструкция отправляется на проверку работнику, его руководителю и Заказчику. Часто на этой стадии требуются некоторые решения от Заказчика или уполномоченного лица &madsh; по нашим рекомендациям и вопросам.

7

Вносим все исправления по Вашим пожеланиям и решениям. Отправляем готовую инструкцию по электронной почте (обычно у Заказчика возникают пожелания ещё что-нибудь дописать или исправить).

Для крупных компаний дополнительно создаётся шаблон инструкции, а также набор типовых модулей для бизнес-ролей (например, что пишем всем руководителям, что пишем всем, кто работает с электричеством и т.п.)




От Вас нужно:

• беседа с руководителем сотрудника, специалистом, внутренними клиентами и взаимодействующими (вы сами определяете, кого включить в опрос)
• предоставление документов, с которыми работает сотрудник (если не хотите, можете не предоставлять, но тогда часть информации не войдёт в ДИ)
• принятие решений по вопросам и рекомендациям Заказчиком или его доверенным представителем
• согласование черновика (дача замечаний) руководителем отдела и желательно Заказчиком или его доверенным представителем

Защита от чрезмерных ожиданий

Само написание инструкций без их применения не поможет. Вы должны будете: ознакомить сотрудников (формально &madsh; под роспись и по существу &madsh; с проверкой, что они поняли), организовать периодический контроль и оценку того, насколько человек выполняет инструкцию и показатели, систематически реагировать на нарушения и поощрять выполнение. Мы расскажем, как это лучше сделать в Вашей ситуации. А по Вашему желанию и разработаем документы для контроля &madsh; отчёты, чеклисты и т.п.

Подробное сравнение разных подходов

Как разработать должностные инструкции:   цены и варианты исполнения, что входит в услугу, отличия от конкурентов

Почему у конкурентов стандартная цена составления должностных инструкций — 2000 рублей, а у нас — 5000?
Потому что в нашу услугу входит другой объём работы и продукт получается другого качества. Если цена ниже — значит, в услугу входит другой объём работ.

А если цена выше?
Если цена выше — часто это просто означает, что она завышена. Работа будет сделана примерно та же, качество её зависит от конкретного исполнителя. (Может оказаться, что в услугу войдёт даже меньше.)
Второй вариант — если речь идёт о пошаговом описании работы. Оно и у нас стоит дороже. Это уже нельзя назвать должностной инструкцией, обычно это называется "рабочая инструкция" или "руководство", "стандарты работы". У него большой объём. Здесь недостаточно только опроса, нужно подробное изучение работы сотрудника.

Кто должен писать должностные инструкции: кадровик, бухгалтер, юрист?
У нас инструкции пишет бизнес-аналитик — тот, кто профессионально умеет разбираться в новой деятельности, и уже понимает специфику разных видов деятельности. Если пишет кадровик — то будет уклон в КДП, если юрист (а учитывая цену — помощник юриста) — то в формулировки, а не в суть.

Как формируется системная картина функционала на всю организацию?
Мы проводим анализ обязанностей, чтобы избежать ситуации, когда инструкции не согласованы друг с другом, есть пересечение обязанностей или обязанности, которые не принадлежат никому. Для этого мы используем матрицу оветственности, чтобы проработать разграничение обязанностей или разобраться в запутанной ситуации. Она позволяет наглядно увидеть всё это и выявить забытые функции.

Связаться с нами

Главная | Услуги и цены | Чеклисты | О нас | База знаний | Подписка на рассылку | Контакты

© Заводсков С.В. 2008—2020

Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, изображений, текстов и др. допускается лишь с разрешения правообладателя и только с активной ссылкой на источник: spb-progressor.ru


Соглашение о конфиденциальности Понравился сайт? Связь с разработчиком сайта