Оптимизация бизнес-процессов

Когда нужна и когда не нужна оптимизация процесса

Заводсков Сергей Вадимович

Когда у Вас всё нормально работает, но Вы хотите получить больше результатов, затратив меньше ресурсов.

Когда из-за изменившейся конкурентной среды нельзя работать так, как раньше: например, нужно сократить срок выполнения заказа, или снизить себестоимость, или снизить точку безубыточности.

Если выполнение процесса оборачивается дополнительными затратами и трудностями: например, пики загрузки (и соответственно — сверхурочные) и простои, хаотичное "дёргание" обслуживающих подразделений.

Чтобы в целом снизить долю вспомогательно-управленческих расходов — если в компании много начальников, экономистов и контролёров: как уменьшить их число, не потеряв в управляемости и контроле.

Заводсков Сергей Вадимович

Когда оптимизация не нужна? Если процесс работает нестабильно, не упорядочен или в нем возникают проблемы со сроками, с качеством и т.п. Тогда его сначала нужно упорядочить, выстроить.

Результаты, которые вы получите

Методика оценки показателей бизнес-процесса

→ Почему оптимизация процессов — это не сокращение

Во время обследования мы оцениваем процесс по полезности и по стоимости. Методику оценки согласовываем с Вами.
По результату работ мы либо увеличим полезность, либо уменьшим стоимость.

Вот основные параметры, на кторых основывается расчет экономического эффекта: деньги, время, трудоёмкость (человеко-часы), издержки, производительность, риски.

Образец и структура регламента

скачать

Результат, что вы получите

В полный пакет входят:
•   обследование и краткое описание процесса "как есть"
•   расчёт стоимости и полезности процесса "как есть"
•   перечень мероприятий по оптимизации
•   написание регламента "как надо" (в оптимизированном виде) и согласование (либо иные мероприятия, если дело не в регламенте),
•   отчёт "было-стало" с выделением оптимизированных ресурсов
•   организация контроля
•   внедрение регламента (обучение, сопровождение, реагирование на нарушения) — процесс выполняется так, как описан
•   по итогам тестового периода (2 мес или иное) — оценка результата

Состав услуг для конкретного случая подбирается индивидуально.

Как проходит оптимизация бизнес-процесса

Мы изучаем процесс, а затем анализируем его, как указано в таблице.

После этого готовим предложения по оптимизации в виде списка с описанием задач. Согласовываем с Вами и со всеми будущими участниками процесса (если возникают проблемы, мы знаем, что делать; все потенциальные проблемы будут обсуждены и проработаны).

На этой стадии иногда делаем пилотное внедрение на примере, допустим, 1-2 изделий, заказов, документов (того, с чем работает данный процесс) — чтобы наглядно показать, как всё будет работать.

После того, как всё сгласовано и принято, мы создаём регламент оптимизировманного процесса а затем — внедряем, как в услуге Разработка процесса  "как надо".

От Вас нужно

•    открыто сообщить нам об имеющихся "подводных камнях" в коллективе: родственники, личные конфликты и пр.
•    заполнение анкет
•    предоставить нам возможность обследования процесса (проведение интервью по согласованному графику, демонстрация процесса)
•    своевременно давать ответы на вопросы
•    предоставить образцы документов, которые используются в процессе
•    предоставить нам финансовые данные, относящиеся к оценке экономического эффекта, по запросу
•    определить ответственного за проект с Вашей стороны с правом принятия решений
•    определить владельца процесса (поможем, если есть трудности)
•    владелец процесса, ответственный за проект и все участники должны прочитать сначала предложения, а затем регламент и дать свои замечания (ответственный за проект должен направить нам их замечания). Это повторяется несколько раз, до тех пор, пока участники не будут готовы согласовать документ
•    все указанные лица должны приходить на совещания по поводу оптимизации (иногда можно обойтись без этого, а иногда нужно много совещаний)
•    все участники процесса должны пройти обучение и сдать экзамен, как выполнять процесс по-новому
•   нужен один сотрудник, который будет фиксировать прохождение процесса (контролёр, диспетчер) на время внедрения в специальной таблице (в ряде случаев эту функцию удаётся возложить на участников процесса).
•   наши рекомендации по реагированию на нарушения должны быть выполнены.

→ В Прайс-лист | К началу страницы