Когда нужна и когда не нужна оптимизация процесса
Когда у Вас всё нормально работает, но Вы хотите получить больше результатов, затратив меньше ресурсов.
Когда из-за изменившейся конкурентной среды нельзя работать так, как раньше: например, нужно сократить срок выполнения заказа, или снизить себестоимость, или снизить точку безубыточности.
Если выполнение процесса оборачивается дополнительными затратами и трудностями: например, пики загрузки (и соответственно — сверхурочные) и простои, хаотичное "дёргание" обслуживающих подразделений.
Чтобы в целом снизить долю вспомогательно-управленческих расходов — если в компании много начальников, экономистов и контролёров: как уменьшить их число, не потеряв в управляемости и контроле.
Когда оптимизация не нужна? Если процесс работает нестабильно, не упорядочен или в нем возникают проблемы со сроками, с качеством и т.п. Тогда его сначала нужно упорядочить, выстроить.
Запросить коммерческое предложение- • Когда нужна и когда не нужна оптимизация процесса. Результаты, которые вы получите. Методика оценки показателей бизнес-процесса
- • Как проходит оптимизация бизнес-процесса
- • Цены и условия
→ Систематизация бизнеса под ключ
выстроим единую систему от структуры и планов до контроля результата и процессов
и автоматизируем, в т.ч. с вашим софтом
• Систематизация бизнеса
• Выстраивание, реинжиниринг бизнес-процесса "как надо"
• Автоматизация процессов
• Описание бизнес-процессов "как есть"
• Оптимизация бизнес-процессов
• Внедрение регламентов, внедрение изменений в бизнес-процесс
• Лучшие практики. Готовые регламенты + внедрение
• Диагностика компании и бизнес-процессов
Результаты, которые вы получите
Методика оценки показателей бизнес-процесса
→ Почему оптимизация процессов — это не сокращение
Во время обследования мы оцениваем процесс по полезности и по стоимости. Методику
оценки согласовываем с Вами.
По результату работ мы либо увеличим полезность, либо уменьшим стоимость.
Вот основные параметры, на кторых основывается расчет экономического эффекта: деньги, время, трудоёмкость (человеко-часы), издержки, производительность, риски.
Результат, что вы получите
В полный пакет входят:
• обследование и краткое описание процесса "как есть"
• расчёт стоимости и полезности процесса "как есть"
• перечень мероприятий по оптимизации
• написание регламента "как надо" (в оптимизированном виде) и согласование (либо иные мероприятия, если дело не в регламенте),
• отчёт "было-стало" с выделением оптимизированных ресурсов
• организация контроля
• внедрение регламента (обучение, сопровождение, реагирование на нарушения) — процесс выполняется так, как описан
• по итогам тестового периода (2 мес или иное) — оценка результата
Состав услуг для конкретного случая подбирается индивидуально.
Как проходит оптимизация бизнес-процесса
Мы изучаем процесс, а затем анализируем его, как указано в таблице.
| Что проверяем? | Как улучшаем? |
| Структура и ход процесса, организация работы | Запараллеливаем то, что возможно Смотрим, как по-другому распределить функции Смотрим, что можно убрать вообще |
| Человеческий фактор: ошибки и риски, проблемные точки | Закрепляем ответственность Закрепляем конкретные алгоритмы действий для профилактики проблем Выстравиваем механизм контроля |
| Демотивация сотрудников | Выстраиваем механизм контроля Рекомендуем положительную мотивацию |
| Неритмичность, ожидание, несогласованность, спад/завал | Выстраиваем сквозное
планирование Переводим часть работ в проактивный режим |
| Лишние действия | Выявляем и убираем |
| Замысловатое движение документов | Рисуем и затем выстраиваем рационально |
| Лишняя или недостающая информация | Выстраиваем инфрмационный поток |
| Трудозатратные операции | Разрабатываем новые способы выполнения Нормируем |
| Замороженные средства | Уменьшаем объем запасов Сокращаем сроки |
| Ресурсы в материальном виде - запасы, незавершенная продукция и т.п. | Рассчитываем оптимальные объёмы |
| Издержки на внешние закупки | Проверяем механизм закупки Проверяем потери при хранении и использовании Проверяем возможности снижения брака |
| Производительность | Выявляем узкие места Нормируем Проверяем возможности повышения |
После этого готовим предложения по оптимизации в виде списка с описанием задач. Согласовываем с Вами и со всеми будущими участниками процесса (если возникают проблемы, мы знаем, что делать; все потенциальные проблемы будут обсуждены и проработаны).
На этой стадии иногда делаем пилотное внедрение на примере, допустим, 1-2 изделий, заказов, документов (того, с чем работает данный процесс) — чтобы наглядно показать, как всё будет работать.
После того, как всё сгласовано и принято, мы создаём регламент оптимизировманного процесса а затем — внедряем, как в услуге Разработка процесса "как надо".
От Вас нужно
• открыто сообщить нам об имеющихся "подводных камнях" в коллективе: родственники, личные конфликты и пр.
• заполнение анкет
• предоставить нам возможность обследования процесса (проведение интервью по
согласованному графику, демонстрация процесса)
• своевременно давать ответы на вопросы
• предоставить образцы документов, которые используются в процессе
• предоставить нам финансовые данные, относящиеся к оценке экономического эффекта,
по запросу
• определить ответственного за проект с Вашей стороны с правом принятия решений
• определить владельца процесса (поможем, если есть трудности)
• владелец процесса, ответственный за
проект и все участники должны прочитать сначала предложения, а затем
регламент и дать свои замечания (ответственный за
проект должен направить нам их замечания). Это
повторяется несколько раз, до тех пор, пока
участники не будут готовы согласовать документ
• все указанные лица должны приходить на
совещания по поводу оптимизации (иногда можно
обойтись без этого, а иногда нужно много
совещаний)
• все участники процесса должны пройти
обучение и сдать экзамен, как выполнять процесс
по-новому
• нужен один сотрудник, который будет
фиксировать прохождение процесса (контролёр,
диспетчер) на время внедрения в специальной таблице (в ряде случаев
эту функцию удаётся возложить на участников
процесса).
• наши рекомендации по реагированию на нарушения должны быть выполнены.
Описание услуги и цены
-
Полноценная оптимизация с внедрением изменений
Индивидуально
Цена формируется индивидуально, только на основании обследования, диагностики бизнес-процесса. При обследовании согласуем с вами и методику оценки, по которой будем измерять результат, и примерный план работ.
Чаще всего бонус рассчитывается так: при обследовании составляется методика, которую согласуем с вами. По этой методике измеряется суммарный эффект за каждый квартал, от него выплачивается 5%, всего 1 год после внедрения.
Услуги за дополнительную плату
-
Экспресс-оптимизация процесса (антикризис)
45 тыс. руб./проект
В эту цену включены:
→ Анализ (5 часов опросов, обследования, обсуждения — или 1 день сессии, выезда)
→ Анкетирование
→ Разработка, расчёт и обоснование решений (рекомендаций)
→ Обсуждение с вашей рабочей группой (2 часа — 2 совещания по 1 часу)
→ Мы разработаем только перечень мероприятий по оптимизации с подробным описанием каждого мероприятия
Краткое содержание
- • Когда нужна и когда не нужна оптимизация процесса. Результаты, которые вы получите. Методика оценки показателей бизнес-процесса
- • Как проходит оптимизация бизнес-процесса
- • Цены и условия
→ Систематизация бизнеса под ключ
выстроим единую систему от структуры и планов до контроля результата и процессов
и автоматизируем, в т.ч. с вашим софтом
Почему мы?
• Реальный экономический эффект
• Проверка процесса по 12 параметрам
• От анализа и идей до внедрения
• Оцифрованный результат
• Опыт в сферах от строительства до IT и оборонного производства
Рекомендуемые материалы из Базы знаний
Процессное управление и его отличие от ручного
Что вообще такое это загадочное процессное управление? Как оно конкретно выглядит, в чём состоит? Отличие начинается с того, как именно распределяются и ставятся задачи сотрудникам, и как принимается по ним работа.
Переход от ручного управления к системе
Бизнес-кейс:Пример оптимизации бизнес-процессов на складе. Переход от ручного управления к системе.
Оптимизация бизнес-процессов и систем компании
Что это, зачем, почему, как. Базовые знания и важные нюансы. Как избежать ошибок и получить нужный эффект. Как и когда оптимизировать. Примеры простой оптимизации процессов.
Что нужно знать о регламентации бизнес-процессов
Вводный курс: Наведение порядка в компании. Что такое регламенты, зачем они нужны, как проходит работа над ними.
Связанные услуги
• Систематизация бизнеса
• Выстраивание, реинжиниринг бизнес-процесса "как надо"
• Автоматизация процессов
• Описание бизнес-процессов "как есть"
• Оптимизация бизнес-процессов
• Внедрение регламентов, внедрение изменений в бизнес-процесс
• Лучшие практики. Готовые регламенты + внедрение
• Диагностика компании и бизнес-процессов