На главную || Вы здесь: Услуги и цены / Бизнес-процессы / / Услуга реинжиниринг бизнес-процесса, выстраивание бизнес-процесса "как надо"
Заводсков и партнёры Санкт-Петербургпл. Александра Невского, д.2, лит. Е +7(921)925-4858


Выстраивание, реинжиниринг бизнес-процесса "как надо"

Устранение сбоев. Выстраивание с нуля. Упорядочивание. Работаем и с нестандартными случаями
Поделиться:

Общая информация об услуге "Разработка бизнес-процессов как надо"

Внимание! Здесь рассказано только про разработку и внедрение процессов "как надо". Мы предоставляем и другие услуги в сфере бизнес-процессов. Рекомендуем посмотреть страницу "Разработка бизнес-процессов".

Когда нужна разработка бизнес-процесса "как надо"

  • Было

    Бизнес-процессы не настроены
  • Стало

    Бизнес-процессы настроены и описаны
1

Когда процесс новый: его не было совсем или до сих пор проходил хаотично, разные люди делали по-разному, а как правильно — непонятно. Выстраивваем процесс, чтобы работал хорошо.

2

Когда результат процесса нестабилен (то результат есть, то нет, или есть, но срывы сроков, или проблемы с качеством).

3

Когда процесс работает приемлемо, но создаёт проблемы. Если что-то работает не так, как хотелось бы. Что-то не нравится в процессе кому-то (или всем).

4

Если в процессе не нравится ВСЁ, и его надо радикально поменять.



Просто скажите, что Вы хотите улучшить/исправить: например, простои производства из-за ошибок в закупках. Или ежемесячно возникающий конфликт между бухгалтерией и финансовой службой по поводу сдачи отчетности по НДС. Или длительное согласование договора. Или ошибки в техническом задании из-за человеческого фактора и т. д. Мы уменьшим плохое на 50% или более. Дополнительно повысится прозрачность: все циклы процесса (например, все заказы) будут видны — как они проходят, и сколько осталось до конца.
Запросить коммерческое предложение

Результаты, которые вы получите

Регламент "как должно быть" — это ориентированный на результативность. Такой, в котором устранены все недостатки и проблемные места, в процесс внесены изменения, чтобы он отвечал всем требованиям, предъявляемым Заказчиком и смежными процессами. То есть если по нему всё выполнить, то будет получен правильный результат.

Что такое результативность?

Это когда процесс:
•    Стабильно работает, доходит до конца в срок, делает все нужные результаты — основные и дополнительные, с должным качеством, в реальных условиях
•    Требует минимум внимания руководства
•    Становится прозрачен и управляем
•    Не вредит смежным процессам, а лучше — помогет им.
•    Записаны и известны исполнителям алгоритмы действий в основных нештатных ситуациях.

Речь не идет о том, чтобы он был наиболее эффективен (дёшев, быстр) — это невоможно сделать с процессом, который нестабилен. Хотя базовую оптимизацию мы всегда включаем в эту услугу, и регламент "как надо" всегда несколько эффективнее регламента "как есть", если сравнивать одинаковые результаты.

Хотя сравнить не всегда можно. Пример: Допустим, если нет складского учёта, то нет и трудозатрат по учёту. Есть, правда, потери. Или нет. Кто знает? Учёта-то нет.

Кто придумывает содержательную сторону процесса?

Идеи и принципиальные решения тоже входят в нашу работу. Мы:
•    Записываем Ваши идеи
•    Способствуем выработке идей участниками процесса
•    Активно даём свои идеи (опыт позволяет)
•    Согласовываем со всеми, с кем нужно, и сводим в единую систему

А часто мы разрабатываем и конкретные формы документов и методики, можем сами показать, как сделать то, что предлагаем. Мы не даём решений в стиле "мыши, станьте ёжиками". Мы можем сами показать или организовать, что предлагаем.

Образец и структура регламента

образец регламента мал
скачать

Результат, что вы получите

•  Регламент бизнес-процесса в электронном виде (word и pdf), описывающий новый способ выполнения процесса
•  Регламент согласован со всеми участниками и владельцем процесса с Вашей стороны (что они готовы по нему работать)
•   По изложению отвечает этим требованиям или иным сформулированным Вами
•   Процесс отвечает сформулированным Вами (с нашей помощью) Требованиям к процессу по существу
•   Исходники схем (модель) процесса в Visio (или другой среде на Ваш выбор). Вы можете выбрать любую нотацию из существующих, задать свою или использовать рекомендованную нами.

Внедрение бизнес-процесса "как надо"

Большинство консультантов — именно консультанты, т.е. дают советы и учат, но сами не делают (часто — сами сделать не могут).
А мы можем взять во внедрении на себя любой объём ответственности, вплоть до непосредственного управления Вашей проектной командой, а также выполнения любых частных задач при внедрении.

Кто и как внедряет новый бизнес-процесс?

Вы можете внедрить новый процесс самостоятельно, или мы можем участвовать во внедрении и даже взять на себя ответственность за результат (подробнее описано ниже). Также, естественно, активное участие требуется от участников процесса, от владельца процесса и от руководителя проекта с Вашей стороны.

Многие думают, что достаточно ознакомить сотрудников под роспись с новым документом — и всё заработает. Увы, это не так. Вот несколько вещей, с которыми Вы столкнетесь при внедрении и с которыми мы можем Вам помочь.

Обучение и проверка знаний и понимания

Прежде всего нужно обучить людей новым правилам, проверить их знания, а главное — их понимание, что теперь они должны делать. Для того, чтобы это сделать хорошо, нужно держать в уме весь процесс, а не только интересы одного подразделения. Вот почему мы справимся с этим лучше, чем руководители отделов. (Или мы можем обучить руководителей, как правильно это делать.)

Система контроля

Затем, если не проверять, соблюдают ли люди новые правила, то они быстро перестают их соблюдать. Когда такая задача впервые встает перед компанией, обычно совершаются ошибки: от "контролировать каждый шаг" до попустительского стиля "я им сказал и забыл". Также дело легко испортить, если просто наказывать за сбои, не разбираясь в причинах и не устраняя их.

Мы в своём опыте уже разработали систему контроля исполнения регламентов. Это полный набор документов, описывающих, как должны контролироваться регламенты, как выявлять нарушения и реагировать на них — где учтено множество реальных случаев. В системе предусмотрены различные инструменты и методы контроля. Мы готовы обучить ваших сотрудников всё это делать. → Статья о системе контроля

Управленческое сопровождение, ведение проектов

Распространена ситуация, когда в самой рабочей группе (например, группе руководителей отделов, участников проекта) низкая дисциплина, реализуются не все запланированные мероприятия, а выборочно, а участники говорят, что "у них нет времени", или же возникает другое сопротивление.

Чтобы снизить сопротивление, мы можем участвовать во внедрении или управлять внедрением любых мероприятий и планов.
Простейшая форма — за проектом может быть закреплен наш менеджер, чтобы вести протоколы и отслеживать выполнение, напоминать, контролировать результат по качеству и сроку, реагировать на отклонения, добиваться решения "подвисших" вопросов, вести полный архив-базу знаний и документов по проекту. В общем, делать всё то, до чего у руководителя обычно "не доходят руки".
Сторонний независимый человек (наш сотрудник) "соберёт на себя" весь негатив, оставив Вам хорошо работающую группу, привыкшую выполнять вовремя то, что решили.

Результат, что вы получите

•  Регламент реально выполняется в Вашей компании
•  Формируется отчёт о выполнении процесса
•  Все нарушения фиксруются
•  По каждому нарушению принято решение

Важно: Регламент выполняют и контролируют Ваши сотрудники. Они же принимают решения по сбоям (мы активно предлагаем решения по сбоям). Мы организуем процесс так, чтобы всё это случилось, и случилось вовремя. Когда мы уходим, всё это остаётся у Вас и продолжает работать.

Как проходит разработка процесса
"как надо"

1

Мы изучаем процесс "как есть" (если он есть), или знакомимся с деятельностью компании, если процесса раньше не было. Примерно так, как при описании процесса "как есть".

2

Собираем требования к процессу от Заказчика, участников и смежников, а также выявляем требования, которые обусловлены взаимосвязью процессов. Записываем требования, согласуем с участниками и утверждаем их. В дальнейшем процесс создаётся так, чтобы выполнить эти требования.

3

Разрабатываем идеи (сами и с помощью участников), которые будут включены в процесс, формулируем и обсуждаем их с участниками. Согласуем с Заказчиком, какие идеи будут включенфы в новый процесс.

4

Создаем проект регламента и схемы, отправляем их на согласование (иногда согласовываем сначала схемы или таблицы, а потом — весь регламент; чаще всего на этой стадии нужно одно несколько совещаний). Ключевые вопросы решаем на совещании, а детали — в переписке.

5

Устраняем замечания участников. Обычно бывает несколько итераций согласования, в ходе которых мы прорабатываем также вопросы и сомнения участников.

6

Разрабатываем механизм контроля: как будет контролироваться выполнение регламента.

От Вас нужно

•    заполнение анкет
•    предоставить нам возможность обследования процесса (проведение интервью по согласованному графику, демонстрация процесса)
•    своевременно давать ответы на вопросы
•    предоставить образцы документов, которые используются в процессе (можно с воображаемыми данными)
•    определить ответственного за проект с Вашей стороны с правом принятия решений
•    определить владельца процесса (поможем, если есть трудности)
•    владелец процесса, ответственный за проект и все участники должны участвовать в выработке идей для нового процесса (это может быть организовано по-разному — например, участвовать в совещаниях)
•    все они должны предоставлять нам запрошеные материалы
•    все они должны прочитать регламент и дать свои замечания (ответственный за проект должен направить нам их замечания). Это повторяется несколько раз, до тех пор, пока участники не будут готовы согласовать документ

Отдельные важные моменты о том, как идёт работа

Если у Ваших сотрудников возникают замечания, мы либо их устраняем (если мы не правы, что-то не учли или ошибка) либо проводим переговоры, объясняя, для чего мы рекомендуем делать именно так (интересы Вашей компании или методология). Бывает, что сотрудник упорствует, в этом случае мы обращаемся к представителю заказчика или собственнику для принятия решения, излагаем обе точки зрения. В этом случае регламент может быть и не подписан кофликтующим лицом.

Мы принимаем к обязательному устранению от ответственных за операции только замечания по их собственным, а не чужим операциям (остальные замечания устраняем на своё усмотрение или игнорируем).

Замечания по чужим операциям и замечания "вообще" принимаем только от владельца процесса. Если замечания противоречат методике, мы уведомляем об этом ответственного за проект со стороны Заказчика, и включаем в регламент то, что он скажет.

Кому поручить ту или иную операцию, функцию — мы рекомендуем, а окончательное решение принимает ответственный за проект с Вашей стороны.

Описание услуги и цены

  • Разработка регламента бизнес-процесса "как надо"
  • 80 тыс. руб. /процесс

В эту цену включены:
→ Формулирование целей процесса, сбор проблем, разработка цифровых показателей результативности и эффективности
→ Разработка отчёта о процессе
→ Проработка до 7 процедур (обследование, описание, согласование)
→ Регламент бизнес-процесса в электронном виде (word и pdf), сделанный по нашему стандарту или же по согласованному с Вами другому стандарту,
→ Регламент согласован с владельцем процесса с Вашей стороны (что он отражает реальную ситуацию)
→ Исходники схем (модель) процесса в Visio (или другой среде на Ваш выбор). Вы можете выбрать любую нотацию из существующих, задать свою или использовать рекомендованную нами.

Заказать услугу или получить КП

Услуги за дополнительную плату

  • Проработка дополнительной процедуры "как надо"
  • 15 тыс. руб.

В процессе может быть более 7 процедур. Тогда используем этот тариф для оценки стоимости работ. Срок работ увеличивается на 1 неделю для каждой процедуры.
  • Участие во внедрении
  • 3 - 5 тыс. руб./час

Мы готовы принимать активное участие во внедрении, взять на себя на период внедрения (и в дальнейшем передать вашим сотрудникам, обучить их нюансам) функции руководителя проекта внедрения, владельца процесса, контролера процесса и результата, модератора совещаний и др. — от максимальной степени участия до минимальной.
По времени работа продолжается как минимум 1 цикл выполнения регламента, но платите вы только за чистое рабочее время, а это может быть всего 2-3 часа в неделю.

  • Поддерживающие аудиты, проверки, независимый контроль
  • 3 - 5 тыс. руб./час

И наконец, если вы и через год хотите видеть, что изменения "прижились", существуют и приносят пользу, не помешают сторонние аудиты.
Важно: это не формальное мероприятие, как при ИСО, а именно проверка по существу, что всё работает так, как было предусмотрено. Нередко со временем правила теряют свой смысл и полезность (ситуация меняется), и вместо помощи делу начинают вредить. Мы вовремя заметим такое и предложим изменения.
При проверках ведётся фотофиксация, аудиозапись, разбор нарушений, объяснение и обучение, как следовало поступать.

→ В Прайс-лист | К началу страницы