Заводсков Сергей Вадимович
бизнес-аналитик, эксперт по системам управления
Новый формат описания бизнес-процесса
Мы занимаемся бизнес-процессами с 2008 года. Мы нашли наилучший формат регламента (для бумажного регламента, см. пример), удобный для того, кто его читает. Но даже с таким форматом поддержание описания бизнес-процессов в компании в актуальном состоянии — сложная штука.
Было ясно, что нужен инструмент для системной работы с регламентами. Мы перепробовали множество инструментов, в которых можно создавать регламенты и описывать работу компании. В итоге нам пришлось всё-таки разработать свой, потому что есть множество нюансов, которые не учтены. И теперь мы представляем новый рекомендованный формат для описания бизнес-процессов: интерактивные регламенты. Пример вы увидите ниже прямо на этой странице.
Отличие интерактивного регламента от обычного очень простое: схемы кликабельные. Например, клик по процедуре на схеме бизнес-процесса открывает эту процедуру. Клик по операции на схеме процедуры — открывает описание этой операции. Там же прикреплены ссылки на документы, используемые в операции. Клик по документу — и он открывается в соседней вкладке. Попробуйте ниже.
Детали и нюансы
При обычных схемах бизнес-процесса есть неудобство: сами ячейки достаточно небольшие, подробное описание туда не влезает. Приходится либо менять размер ячеек на схеме, что смотрится некрасиво (и всё равно не всё влезает — описания бывают на полстраницы), либо сопровождать схему текстом или таблицей, где описаны подробности. То есть читающему нужно переключаться между схемой и таблицей/текстом.
А если в операции есть ссылка, например, на документы? Это ещё более неудобно, потому что документы надо где-то искать, да ещё убедиться, что это именно последняя версия документа. А ещё один и тот же документ в разных подразделениях называют по-разному, и это может приводить к непониманию и спорам. Поэтому в интерактивном регламенте есть ссылка на документ, и есть скриншот документа: по нему человек, видевший этот документ, поймёт, о каком именно документе идёт речь, не открывая сам документ. В документе же находятся все его версии, последняя открыта по умолчанию.
Документы представляют неудобство и для разработчика регламента. Пусть в регламенте используется 15 документов, это среднее количество. Собирание их и обновление в общем доступе может стать целым квестом.
У нас это решено так: есть список документов процесса, где видно состояние дел по каждому документу. У каждого документа есть владелец, который имеет право его редактировать и обязан обновлять. Видна и дата обновления документа. Т.е. можно проконтролировать, что владельцы документов выполняют свои обязанности
Внесение изменений тоже сложная вещь. Пусть даже просто поменялось название должности, а у нас есть 10 регламентов, где она участвует. И теперь надо вручную менять это название, да ещё искать, где там она действует. В нашей системе должность переименовывается в одном месте, и автоматически сразу же она уже поменялась везде, где она фигурирует.
Удобнее использовать и поддерживать, но сложнее писать
В случае интерактивного регламента его несколько дольше писать, чем обычный текст в Word, потому что тут разные данные нужно вносить в соответствующие поля (хотя есть загрузка из Экселя) и потому что мы при разработке сначала сфокусировались на функционале, а не на нюансах интерфейса: с этим пока что работаем.
Но зато тому, кто такой регламент читает или поддерживает — использовать такой регламент удобнее.
Ниже представлен пример интерактивного регламента бизнес-процесса Разработка должностной инструкции (так проходит процесс в нашей услуге разработки должностных инструкций).
Регламент бизнес-процесса "Разработка должностной инструкции"
Участники процесса
Бизнес-аналитик, Руководитель первого уровня, Руководитель подразделения, Система.
Схема процедур процесса
Процедуры процесса
1. Проведение опроса2. Разработка проекта ДИ
3. Согласование ДИ
1Проведение опроса
Ответственный: Бизнес-аналитик
Конспект и запись сохранить
Сохранить конспект опроса и запись.
Если возникли технические трудности с сохранением записи - то сформировать черновик обязанностей сразу же после опроса, пока детали в памяти.
Документы, файлы, ссылки
671 672 СправаСлева Прямо 0 1
673 672 СлеваСнизу Прямо 0 1 Нет
673 680 СправаСлева Прямо 0 1 Да
674 677 СправаСлева Прямо 1 0
675 678 СправаСлева Прямо 0 0
676 678 СправаСнизу Прямо 0 0
677 675 СправаСлева Прямо 0 1
677 676 СнизуСлева Прямо 0 1
678 679 СправаСлева Прямо 1 0
672 673 СправаСверху Прямо 1 0
680 674 СверхуСнизу Прямо 0 0
| Вход(ы):
Заявка на разработку ДИ |
Выходы:
Опрос проведён |
| № | Ответственный | Операция | Сроки |
| 1 | Бизнес-аналитик | Согласовать удобные даты опроса
Связаться с руководителем подразделения (в ватсап или другим удобным способом). |
|
| 2 | Руководитель подразделения | Развилка:
Дата и время подходит? ЛИБО 1. Нет → Согласовать удобные даты опроса ЛИБО 2. Да → Отправить имеющиеся материалы Выбрать подходящие дату и время из предложенных или сообщить, что ничего не подходит. |
|
| 3 | Руководитель подразделения | Отправить имеющиеся материалы Если имеются материалы, описывающие требования к изучаемой должности, примеры документов, с которыми работает данный сотрудник, любая важная информация, относящаяся к этой этой должности - отправить аналитику. |
|
| 4 | Бизнес-аналитик | Подготовить опрос Внести встречу в расписание и прислать ссылку руководителю подразделения (через тот же канал связи, где общались, плюс обязательно по электронной почте). |
|
| 5 | Бизнес-аналитик | Развилка:
И 1.→ Провести опрос И 2.→ Участвовать в опросе |
|
| 6 | Бизнес-аналитик | Провести опрос Перед опросом объяснить цель и порядок проведения опроса, предупредить, что ведётся запись. Если предполагается согласование в виде живого разговора или более детальное обсуждение проекта ДИ с ЛПР, то из общего времени на опрос выделить нужную част времени на это. |
|
| 7 | Руководитель подразделения | Участвовать в опросе Вовремя подключиться к встрече. (Если необходимо перенести встречу, перенести встречу не менее чем за сутки).
|
|
| 8 | Бизнес-аналитик | Конспект и запись сохранить Сохранить конспект опроса и запись. |
Документы, файлы, ссылки, необходимые для процедуры
Документ: Материалы по должности
Маршрут: Руководитель подразделения (Отправить имеющиеся материалы) > Бизнес-аналитик (Подготовиться к опорсу)
Документ: Запись опроса
Маршрут: Бизнес-аналитик (Провести опрос) > Бизнес-аналитик (Конспект и запись сохранить)
Документ: Конспект опроса
Маршрут: Бизнес-аналитик (Провести опрос) > Бизнес-аналитик (Конспект и запись сохранить)
Документ: Список обязанностей
Маршрут: Бизнес-аналитик (Конспект и запись сохранить) > Бизнес-аналитик (Составить список обязанностей) > Система (Обработать список обязанностей)
Документ: Онлайн-встреча
Маршрут: Бизнес-аналитик (Подготовить опрос)
Виды
2Разработка проекта ДИ
Ответственный: Система
Обработать список обязанностей
Загрузить файл.
Создать группы и пункты обязанностей.
Отформатировать согласно отметкам в списке.
Загрузить
в должностную инструкцию.
Документы, файлы, ссылки
Ответственный: Бизнес-аналитик
Составить список обязанностей
Выделить обязанности на основании опроса. Разбить их на логические группы.
Группы расположить по важности. Внутри группы обязанности расположить по хронологии: что делается раньше, то выше.
Если при описании обязанностей возникают вопросы (что-то пропущено по логике действий, нужно уточнить детали и т.п.) — внести вопросы в текст обязанности, выделить цветом.
Если на основании опыта видно, что в этом месте разумно было бы добавить обязанность, то добавить её и в дальнейшем выделить другим цветом
(в системе есть виды выделения "вопрос", "предложение" и "изменение").
Оформление: записать обязанности в документ Word, перед названием группы обязанностей написать буквы ГО,
после окончания каждой обязанности поставить энтер, точку в конце обязанности не ставить, номера и любые значки перед пунктами не ставить.
Документы, файлы, ссылки
Ответственный: Бизнес-аналитик
Заполнить данные шапки
Заполнить данные шапки ДИ: образование, требования к квалификации и др.
Выбрать группы должностей, к которым относится должность.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
Ответственный: Система
Автоматически заполнить данные
Заполнить руководителя и подчинённых согласно оргструктуре.
Добавить права, обязанности, знания,
типовые функции по выбранным группам должностей.
Отразить обязанности в функциональной матрице,
на экране должности, в матрице ответственности подразделения и компании.
Вывести в разделе
предложений операции из регламентов, где есть эта должность.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
Ответственный: Бизнес-аналитик
Проверить и дополнить черновик, отправить
Проверить, правильно ли загрузились обязанности. Если есть ошибки, исправить.
Заполнить показатели и миссию.
Проверить операции из регламентов и типовые функции - что нужно взять в ДИ (разделы на вкладке Нераспределённое).
Отметить цветовым выделением вопросы и предложения.
Если согласование будет в системе — отправить на согласование.
Если согласование будет
по почте — выгрузить в Ворд в выбранный шаблон и отправить согласующим любым удобным способ, но копия по элеткроной почте.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
681 684 СправаСлева Прямо 0 1
682 686 СправаСлева Прямо 0 0
683 682 СнизуСверху Прямо 0 0
684 683 СправаСлева Прямо 0 0
685 687 СправаСлева Прямо 0 0
686 685 СверхуСнизу Прямо 0 0
687 688 СправаСлева Прямо 1 0
| Вход(ы): | Выходы: |
| № | Ответственный | Операция | Сроки |
| 1 | Бизнес-аналитик | Если должности нет в системе, создать Создать должность в оргструктуре (необходимо знать, в каком подразделении и кому подчиняется сотрудник). |
|
| 2 | Бизнес-аналитик | Составить список обязанностей Выделить обязанности на основании опроса. Разбить их на логические группы.
Группы расположить по важности. Внутри группы обязанности расположить по хронологии: что делается раньше, то выше. |
|
| 3 | Система | Обработать список обязанностей Загрузить файл. |
|
| 4 | Бизнес-аналитик | Заполнить данные шапки Заполнить данные шапки ДИ: образование, требования к квалификации и др. Должностная инструкция в системе |
|
| 5 | Система | Автоматически заполнить данные Заполнить руководителя и подчинённых согласно оргструктуре. Должностная инструкция в системе |
|
| 6 | Бизнес-аналитик | Проверить и дополнить черновик, отправить Проверить, правильно ли загрузились обязанности. Если есть ошибки, исправить. Если согласование будет в системе — отправить на согласование. Должностная инструкция в системе |
Документы, файлы, ссылки, необходимые для процедуры
Документ: Список обязанностей
Маршрут: Бизнес-аналитик (Конспект и запись сохранить) > Бизнес-аналитик (Составить список обязанностей) > Система (Обработать список обязанностей)
Документ: Должностная инструкция в системе
Маршрут: Бизнес-аналитик (Заполнить данные шапки) > Система (Автоматически заполнить данные) > Бизнес-аналитик (Проверить и дополнить черновик, отправить) > Руководитель подразделения (Согласовать ДИ или дать замечания) > Система (Отобразить замечания всех) > Бизнес-аналитик (Внести правки) > Бизнес-аналитик (Сформировать проект с изменениями) > Бизнес-аналитик (Внести правки в финальную версию)
Документ: Должностная инструкция в Word
Маршрут: Бизнес-аналитик (Проверить и дополнить черновик, отправить)
3Согласование ДИ
Ответственный: Руководитель подразделения
Согласовать ДИ или дать замечания
Рассмотреть проект ДИ. Если всё в порядке, согласовать. Если есть замечания, указать их. Если в тексте есть вопросы - написать ответы на вопросы.
Согласование можно делать в системе или по почте. При согласовании в системе замечания всех участников согласования видны всем, и отслеживается срок согласования.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
Ответственный: Система
Отобразить замечания всех
Если согласование делается в системе, отобразить замечания, отметить выполненной задачу по согласованию ДИ и
дату выполнения.
отобразить задачи согласования в Расписании для пользователя, в Задачах на контроле для аналитика
и в Просроченных задачах, если срок нарушен.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
Ответственный: Бизнес-аналитик
Внести правки
Внести правки в ДИ.
Выделить цветом все изменённые пункты.
Если отказ принять замечание —
написать комментарий к замечанию, почему отказ.
Отправить на согласование повторно.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
Ответственный: Бизнес-аналитик
Сформировать проект с изменениями
Внести изменения в проект ДИ. Выделить цветом изменения. Отправить на согласование ЛПРу.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
Ответственный: Система
Изменить статус ДИ
Если ДИ утверждена, изменить статус, отметить дату утверждения, закрыть ДИ от редактирования.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
Ответственный: Бизнес-аналитик
Внести правки в финальную версию
Внести правки в финальную версию. Выделить изменения. Повторно отправить на согласование ЛПРу.
Документы, файлы, ссылки
Должностная инструкция в системе
690 689 СправаСлева Прямо 0 1
689 692 СправаСнизу Прямо 0 0
692 689 СлеваСверху Прямо 0 0
692 693 СправаСлева Прямо 1 0
693 694 СправаСлева Прямо 0 1
694 691 СверхуСнизу Прямо 0 0
691 695 СправаСверху Прямо 0 0
689 698 СнизуСверху Прямо 0 0
698 692 СправаСнизу Прямо 0 0
695 696 СправаСлева Прямо 0 0
696 699 СнизуСверху Прямо 0 0 ДИ согласована
696 700 СправаСверху Прямо 0 0 Есть замечания
700 696 СправаСверху Прямо 0 0
699 697 СправаСлева Прямо 1 0
| Вход(ы):
ДИ отправлена на согласование |
Выходы:
ДИ утверждена |
| № | Ответственный | Операция | Сроки |
| 1 | Руководитель подразделения | Согласовать ДИ или дать замечания Рассмотреть проект ДИ. Если всё в порядке, согласовать. Если есть замечания, указать их. Если в тексте есть вопросы — написать ответы на вопросы. Согласование можно делать в системе или по почте. При согласовании в системе замечания всех участников согласования видны всем, и отслеживается срок согласования. |
|
| 2 | Система | Отобразить замечания всех Если согласование делается в системе, отобразить замечания, отметить выполненной задачу по согласованию ДИ и дату выполнения. |
|
| 3 | Бизнес-аналитик | Внести правки Внести правки в ДИ. |
|
| 4 | Бизнес-аналитик | Развилка:
Финальное согласование живое или по почте?
ЛИБО 1.→ Живое Согласовать онлайн-встречу Отправить финальную версию руководителю, принимающему решение. |
|
| 5 | Руководитель первого уровня | Обсудить ДИ Желательно прочитать проект ДИ до встречи. |
|
| 6 | Бизнес-аналитик | Согласовать онлайн-встречу Если предполагается согласование в виде живой беседы (онлайн), согласовать время встречи, прислать ЛПР ссылку и проект ДИ (или ссылку на ДИ в системе). |
|
| 7 | Бизнес-аналитик | Сформировать проект с изменениями Внести изменения в проект ДИ. Выделить цветом изменения. Отправить на согласование ЛПРу. |
|
| 8 | Руководитель первого уровня | Согласовать ДИ либо дать замечания Текст пока не заполнен |
|
| 9 | Система | Изменить статус ДИ Если ДИ утверждена, изменить статус, отметить дату утверждения, закрыть ДИ от редактирования. |
|
| 10 | Бизнес-аналитик | Внести правки в финальную версию Внести правки в финальную версию. Выделить изменения. Повторно отправить на согласование ЛПРу. |
Не обращайте внимания
Это технические поля, когда их делаю невидимыми, работать перестаёт :) Это связи на схеме процедур (все другие прекрасно читает с невидимых таблиц, не знаю, что такое.).
99pr 100pr СправаСлева Прямо 0 1
100pr 102pr СправаСлева Прямо 0 0
102pr 103pr СправаСлева Прямо 0 0
103pr 101pr СправаСлева Прямо 1 0
Не обращайте внимания
Это технические поля, когда их делаю невидимыми, работать перестаёт :) Это связи на схеме процедур (все другие прекрасно читает с невидимых таблиц, не знаю, что такое.).
99pr 100pr СправаСлева Прямо 0 1
100pr 102pr СправаСлева Прямо 0 0
102pr 103pr СправаСлева Прямо 0 0
103pr 101pr СправаСлева Прямо 1 0