Регламент процесса "Процесс"
1. Общие положения
1.1. Область применения
Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.
1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте
Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.
Если у Вас несколько процессов, рекомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.
Сокращения терминов можно вводить в тексте
регламента в скобках по следующему образцу:
«Полное наименование (далее — сокращенное
наименование)». Второй вариант — делать сноски
внизу той страницы, где впервые использован
термин, так лучше читается.
2. Процесс
Этот раздел представляет собой сокращенное
Положение о процессе (без воды).
2.1. Цель и результат процесса,
требования к результату и показатели его
эффективности
Этот раздел заполняется на основании карточки процесса. Например:
2.1.1. Цели процесса
ремонта оборудования:
- поддержание оборудования в рабочем состоянии с
минимальными затратами,
- продление срока службы оборудования.
Требования к результату:
• Отремонтированное оборудование
работает исправно;
• Время простоя оборудования не
превышает установленного регламентом срока;
• Себестоимость ремонта в пределах
запланированных средств;
• Заинтересованные сотрудники
проинформированы о начале ремонта (не менее чем
за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по
окончании).
Показатели эффективности:
• Время простоев;
• Срок службы оборудования;
• Затраты на ремонт и обслуживание.
На основании целей формируется отчёт о бизнес-процессе.
2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса
Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:
Вход: служебная записка от РП о начале
тендера
Выход: подписанный договор передан в
бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок: …
Условия:
Если есть какие-либо ограничения или условия,
например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние
работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму
менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно
без тендера. Порядок заключения договоров описан
в регламенте "Заключение договора".
Либо если для начала процесса помимо основного
входа (условия начала) нужны дополнительные
входы: документы, информация и т.п.
2.3. Участники процесса
2.3.1. Владелец процесса — (кто отвечает
за результат и ход процесса, см. в глоссарии).
2.3.2. Ответственные за элементы
процесса:
2.4. Cхема процедур процесса
Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:
2.5. Сферы ответственности участников
Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:
3. Правила
В данный раздел включаются правила,
связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента
документооборота):
Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.
4.Процедуры процесса
Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например, схема может выглядеть так:
Или так:
Или вот так:
Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы с текстом и сроками: каждая операция описывается одной строкой таблицы.
Также в регламенте описываются документы процесса. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел. Вот пример описания документов:
Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки и образцы документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются владельцем процесса, но могут и разрабатываться или перерабатываться во время содания регламента).
