Cтруктура и пример регламента

Регламент процесса "Процесс"

1. Общие положения

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

Если у Вас несколько процессов, рекомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее — сокращенное наименование)». Второй вариант — делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

2. Процесс

Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).

2.1.    Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности

Этот раздел заполняется на основании карточки процесса. Например:

На основании целей формируется отчёт о бизнес-процессе.

2.2.    Входы и выходы процесса, условия начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

2.3. Участники процесса

2.3.1.    Владелец процесса — (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).

2.3.2.    Ответственные за элементы процесса:

Заводсков Сергей Вадимович

2.4.    Схема процедур процесса

Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур бизнес-процесса, например:

2.5.    Сферы ответственности участников

Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:

3. Правила

В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу, или ссылки на эти приказы.

4.Процедуры процесса

Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например, схема может выглядеть так:

Заводсков Сергей Вадимович

Или вот так:

Или вот так:

Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы с текстом и сроками: каждая операция описывается одной строкой таблицы. Само описание при этом может быть достаточно большим, но если оно не влезает на страницу, то лучше вынести его в приложение (в приложение можно выносить описание операции, если там участвует один сотрудник).

Также в регламенте описываются документы процесса. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в отдельный раздел. Вот пример описания документов:

Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки и образцы документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются владельцем процесса, но могут и разрабатываться или перерабатываться во время создания регламента).