Отдел подготовки проектной документации
Отдел подготовки проектной документации (ОППД) — один из отделов в в службе заказчика строительной компании, он занимается сопровождением разработки строительной документации, приёмкой документации и авторским надзором за строительством.
Результаты проекта по сокращению затрат труда
Главный результат: высвободилось время для ведения ещё одного проекта наличными силами отдела (без увеличения численности персонала).
Что сделано:
• Оценена текущая загрузка
• Установлены нормативы по всем значимым операциям
• Сделано содержательное уточнение обязанностей: определено, что конкретно должна проверять служба заказчика
• Устранены ненужные операции, излишняя формализация, устаревшие требования
• Решены 2 проблемы по взаимодействию со смежниками, "съедавшие" больше всего времени
• Поставлены задачи руководителю по дальнейшему совершенствованию
• Создана математическая модель, позволяющая оценить загрузку при различных "вводных"
структура трудозатрат отдела до оптимизации
Структура трудозатрат отдела
Приведены первые 3 наблюдения — в настоящей статье приводятся только выдержки из отчёта
На первом месте по весу (20% времени) стоит блок «Административные — ежемесячные», т.е. не добавляющие ценность, непрофильные для ОППД работы.
Соотношение блоков
показывает бОльшую ориентацию на разгребание
проблем, а не на их предотвращение (больше
времени на совещания, разработку ТЗ,
административные вопросы — чем на проверку
документации: ежемесячные + совещания + ТЗ (где
значительная часть — согласования и исправление
замечаний) = 48%).
Необходимо изыскивать стратегическое решение,
которое бы позволило устранять проблемы у их
истоков, предотвращать их повторение и т.п. Один
из вариантов — это как раз после экспертизы и РНС
доработка стадии П до состояния «как надо».
Наблюдение: отметка и постановка задач в Информационной системе (без собственно выполнения задач) занимает больше времени, чем работа над оценкой, графиками, стандартами или такими разделами, как водопровод и канализация!
Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса
Примеры изменений трудовых операций
Отменено написание большого количества служебных записок (88 человекочасов в месяц): изменена процедура действий при нарушении сроков, отменили «отписывание», почему нарушил, начальник пишет в виде обычного электронного письма, на которое тратит не более 5 минут. По всем содержательным запискам отменена регистрация и сканирование, заменено на электронную почту. Заменена процедура разбора нарушений на менее формальную, но более быструю и продуктивную.
Изменены из согласовательного порядка в уведомительный написание официальных писем проектировщику по замечаниям к документации и ряду других вопросов (отделили вопросы, требующие согласовательного порядка, от остальных, распределили полномочия, кто какие письма внешним организациям пишет).
Изменена процедура подготовки и согласования технического задания на СМР: рассмотрены типичные замечания от согласующих лиц, разработаны мероприятия для предотвращения повтора этих ошибок в последующих ТЗ. (Ориентация на предотвращение проблем).
Разработана процедура для снижения количества ошибок в документации, в виде промежуточного контроля.
В проекте применялась наша авторская методика, описанная в услуге оптимизации трудоемкости. Срок анализа 3 недели, срок внедрения изменений 1,5 месяца.
