Кейс по повышению производительности труда: отдел подготовки проектной документации

Краткое содержание

Оценка загруженности, нормирование, оптимизация затрат труда отдела подготовки проектной документации в службе заказчика инвестиционно-строительной компании.

Связанные услуги

Систематизация бизнеса • Внедрение управления по целям • Разработка, оптимизация организационной структуры компании • Разработка должностных инструкций • Экономический контроль и экономическая безопасность бизнеса • IT-услуги для владельческого контроля бизнеса • Оптимизация бизнес-процессов

Диаграмма высвобождения человекочасов при повышении производительности

Параметры оптимизации	Было	Стало
Загрузка отдела (порядка 1200 человекочасов в мес)	116,8%	89,4%

Отдел подготовки проектной документации

Отдел подготовки проектной документации (ОППД) — один из отделов в в службе заказчика строительной компании, он занимается сопровождением разработки строительной документации, приёмкой документации и авторским надзором за строительством.

Результаты проекта по сокращению затрат труда

Главный результат: высвободилось время для ведения ещё одного проекта наличными силами отдела (без увеличения численности персонала).

Что сделано:
•    Оценена текущая загрузка
•    Установлены нормативы по всем значимым операциям
•    Сделано содержательное уточнение обязанностей: определено, что конкретно должна проверять служба заказчика
•    Устранены ненужные операции, излишняя формализация, устаревшие требования
•    Решены 2 проблемы по взаимодействию со смежниками, "съедавшие" больше всего времени
•    Поставлены задачи руководителю по дальнейшему совершенствованию
•    Создана математическая модель, позволяющая оценить загрузку при различных "вводных"

структура трудозатрат отдела до оптимизации

Структура трудозатрат отдела

Приведены первые 3 наблюдения — в настоящей статье приводятся только выдержки из отчёта

На первом месте по весу (20% времени) стоит блок «Административные — ежемесячные», т.е. не добавляющие ценность, непрофильные для ОППД работы.

Соотношение блоков показывает бОльшую ориентацию на разгребание проблем, а не на их предотвращение (больше времени на совещания, разработку ТЗ, административные вопросы — чем на проверку документации: ежемесячные + совещания + ТЗ (где значительная часть — согласования и исправление замечаний) = 48%).
Необходимо изыскивать стратегическое решение, которое бы позволило устранять проблемы у их истоков, предотвращать их повторение и т.п. Один из вариантов — это как раз после экспертизы и РНС доработка стадии П до состояния «как надо».

Наблюдение: отметка и постановка задач в Информационной системе (без собственно выполнения задач) занимает больше времени, чем работа над оценкой, графиками, стандартами или такими разделами, как водопровод и канализация!