Курс обучения: Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов

Программа курса

1 Анализ бизнес-процесса в привязке к целям и требованиям внутренних клиентов

1. Роль целей и требований при оптимизации. Требования к процедуре/подпроцессу на примере. Зачем нужны и как работают

2. Цели компании и их декомпозиция

3. Практика: декомпозиция цели до уровня процесса / руководителей / сотрудников из участников

4. Внутренние клиенты и их требования, фиксация требований. Кто кому клиент?

5. Пример доработки процесса на основе целей и требований

6. Правильный подбор показателей процесса. Примеры целей и показателей бизнес-процессов

7. Проблемы сбора показателей процесса. Способы сбора данных

8. Практика. Поставщики и клиенты бизнес-процесса

9. Практика. Показатели бизнес-процесса

10. Практика. Цели бизнес-процесса

2Анализ бизнес-процесса в привязке к сбоям и проблемам

1. Работа со сбоями и проблемами

2. Дополняем требования к процессу / процедуре на основе списка проблем

3. Единство терминов и названий. Глоссарий

4. Выявление "белых пятен" в бизнес-процессе

5. Что и почему вам не скажут при опросе, аудите

6. Анализ причин проблем

7. Добавление целей, требований, операций к смежным процедурам, процессам

8. Оценка выполнения требований и достижения целей

9. Практика: проработка проблемы

9. Практика: проработка "белых пятен" и конфликтов интересов

3Оптимизация между процессами / отделами, на уровне компании

1. Выявление излишних / дублирующихся операций, документов, информации и т.п. в системе бизнес-процессов с помощью функциональной матрицы

2. Понятие "потерь". Какие операции являются потерями

3. Анализ движения информации

4. Примеры

5. Практика: выявление потенциальных пересечений и дублей в бизнес-процессе

4Оптимизация управления бизнес-процессом и экземплярами

1. Что такое управление процессом

2. Ручное управление и как его устранить. Ручное управление в электронном виде

3. Способы и примеры для управления экземплярами бизнес-процесса (статусы, поток заданий, контрольная таблица, график)

4. Проблемы загрузки: неритмичность, ожидание, несогласованность, спад/завал. Выстраиваем сквозное планирование. Переводим часть работ в проактивный режим

5. Примеры оптимизации управления бизнес-процессом

6. Практика: выявление возможности оптимизации управления в бизнес-процессе

5Типичные проблемы на уровне процесса в целом

1. Типичные проблемы:
•  Не работает информационная связь: информация есть, но не там/не тогда, где надо
•  Не работает или отсутствует скрытый процесс
•  Имеющиеся данные не сопоставляются между собой
•  Неправильное определение внутреннего клиента
•  Никто не учитывает интересы компании
•  Можно не выполнять так, как написано. Обходные пути
•  Начинаем поздно, не там, накапливаем ошибки
•  Копеечная экономия
•  Заформализация. Неправильное реагирование и контроль
•  Саботаж, нелогичности и конфликты как признаки злоупотреблений

2. Нужно ли изменение ответственности или передача функций?

3. Нужен ли другой путь выполнения самого процесса?

4. Оптимизация на уровне процесса

5. Информирование и контроль

6. Решения для проблем процесса . Закрепляем конкретные алгоритмы действий для профилактики проблем

7. Человеческий фактор. Цена ошибки. Диверсионный анализ. Добавляем дополнительный контроль

6Оптимизация процесса

1. Типовые приемы оптимизации
•  Убрать ненужное/неиспользуемое
•  Горизонтальная связь
•  Запараллеливание
•  Упреждающее согласование
•  Постоянное время для рутинных операций, особенно групповых
•  Пакетная или групповая обработка
•  Приоритетное время, экспресс-касса
•  Упрощенные маршруты для типовых случаев
•  Принцип «правильно с первого раза»
•  Анализ вознаграждения участников

2. Примеры оптимизации процедур

3. Примеры оптимизации процессов

4. Учет побочных результатов

5. Замысловатое движение документов / информации. Лишняя или недостающая информация. Рисуем и затем выстраиваем рационально информационный поток

6. Замороженные средства/ресурсы/незавершенная продукция. Уменьшаем объем запасов. Рассчитываем оптимальные объёмы Сокращаем сроки

7Оптимизация трудоемкости и загрузки, оценка процесса в цифрах

1. Расчёт трудоемкости процесса

2. Трудозатратные операции. Исключаем совсем. Разрабатываем новые способы выполнения. Нормируем.

3. Узкие места. Производительность

4. Оценка стоимости процесса. Пример: адаптация персонала

5. Оценка оптимизации процесса

6. Итоговый отчет процесса или периода

7. Практика. Разрабатываем итоговый отчет