Согласованность. Системный подход к управлению бизнес-процессами

Отличия семинара по управлению бизнес-процессами от аналогов

— изучается система управления бизнес-процессами, а не отдельные куски
— практика в каждом модуле
— при работе рассматриваются Ваши, а не условно-воображаемые бизнес-процессы (и реальные процессы из нашего опыта)
— ноу-хау: рассматриваем 13 типичных ошибок в управлении бизнес-процессами
— вы получаете комплект умных документов
— методики описания, оптимизации, контроля бизнес-процессов включены
— опыт тренера позволяет прямо на семинаре рассмотреть любые процессы участников и дать по ним рекомендации Заводсков Сергей Вадимович

Формат: семинар (подача большого объёма содержательной информации) — практикум с элементами тренинга (проработка отдельных навыков в практических упражнениях).

Будут рассмотрены примеры реальных бизнес-процессов из сфер бюждетирования и планирования, маркетинга, продаж, складского хозяйства. А также более специфические бизнес-процессы из отраслей производства, строительства, проектирования. Но основная работа будет вестись с процессами участников.

Если подразумевается, что конкретная работа (руками и головой) по систематизации процессов и документов будет в дальнейшем делегирована от руководителей к нижестоящим сотрудникам, то лучше, если на тренинге будет присутствовать как руководитель, принимающий решения, так и специалист, которому поручено описание бизнес-процессов. То есть по 2 человека от подразделения.

Программа семинара-тренинга по управлению бизнес-процесами

Модуль 1

Краткий ликбез. Вводные базовые понятия процессного подхода. Что такое бизнес-процессы и для чего ими управлять

•    Процесс, процедура, операция, регламент, контрольная точка, и др.
•    Примеры записи
•    Общие принципы процессного подхода
•    Классификация БП (иерархия, виды и типы процессов)
•    Характеристики процесса или элементов процесса: вход, выход, владелец, клиент, ресурсы, документы

Документы: 
— Интеллект-карта (mind map) по базовым знаниям процессного подхода
— Образец регламента бизнес-процесса и Положения о процессе

Модуль 2

Измеряемые результаты бизнес-процессов и проектов по оптимизации

•    Качественные и количественные параметры (показатели) процесса. Как определить цель бизнес-процесса/процедуры, показатели его эффективности и зачем это нужно (определяем на тренинге по 1 процессу)
•    Как измерять эффективность регламентации и оптимизации
•    Как выбирать процессы для регламентации и оптимизации и вообще тактику действий в этой области
•    Как выглядят правильные результаты, чего можно и чего нельзя достичь
•    Как проверить Ваших бизнес-аналитиков, если они у Вас есть

Документы:
— Форма/отчёт итогового контроля по процессу
— Компетенции бизнес-аналитика

Модуль 3

13 распространённых ошибок при несистемном подходе к управлению бизнес-процессами

Это материал — ноу-хау на основе практического опыта. 13 кейсов с различными ошибками и проблемами, которые часто возникают.
В этом блоке есть 3 ситуации с элементами игры-симуляции действительности, для погружения участников в ситуацию, чтобы участники попробовали на себе механизм возникновения ошибок.

Практикум: мини-деловые игры.

Документы:
— Чеклист уязвимостей

Модуль 4

Система управления бизнес-процессами

•    Общий обзор системы управления бизнес-процессами (из чего состоит, как работает – на конкретных примерах и образцах)*
•    Роли участников (и в частности – роли руководителей подразделений)
•    Принципы
•    Конкретные прикладные механизмы (общий обзор)
- как сделать систему регламентирующих документов непротиворечивой
- как поддерживать актуальность
- как избежать замедления и усложнения процессов
- как правильно распределять информацию по документам
•    Типичные конфликты при регламентации и способы их решения
•    Требования к качеству составных частей: Что такое хороший регламент и вообще хороший документ? Что такое хорошо выстроенный бизнес-процесс (содержательные требования)?
•    Процессы управления бизнес-процессами:
- Разработка регламента (и сопутствующих документов)
- Корректировка регламента
- Внедрение регламента
- Контроль исполнения регламента
- Оценка эффективности процесса и формирование задания на изменения

Практикум: аудит существующей у участников системы управления процессами. Что есть, чего нет, что добавить, что убрать, что изменить.

Документы:
— Структура системы управления бизнес-процессами
— Регламент разработки и корректировки регламентов
— Распределение ответственности всех участников системы

Модуль 5

Методика анализа бизнес-процесса. Декомпозиция процесса

•    Выявление бизнес-процессов верхнего и последующего уровней
•    Принципы выделения и структурирования бизнес-процессов
•    Внутренние клиенты и их требования, фиксация требований
•    Определение важных и критических показателей работы
•    Разбивка процессов на подпроцессы и процедуры
•    Проверка получившейся схемы на полноту, связность, противоречивость, пересечение ответственности и другие ошибки
•    Проверка на оптимальность
•    Ошибки и сбои в бизнес-процессе

Практикум: Процессы на карточках. Анализируем выбранный подпроцесс/процедуру. (Реально существующие у участников, а не воображаемые или упрощённые).

Документы:
— Декомпозиция Вашего бизнес-процесса/процедуры

Модуль 6

Методика описания бизнес-процессов. Описание выбранной процедуры

Любые изменения необходимо записать. Как это сделать правильно, с кем и как согласовать.
•    Определение операций
•    Нанесение на хронологическую шкалу
•    Запись операций в графическом и табличном виде с использованием методики
•    Разграничение ответственности исполнителей
•    Ошибки в описании процесса
•    Согласование. Процедура, типовые проблемы и решения для них.
•    Контроль. Как правильно установить контрольные точки

Практикум: описание выбранной процедуры (работа в парах).

В этом блоке участники получат знания, а также потренируют свои навыки в следующих областях:
•    как написать понятный сотрудникам и четкий регламент, который будет удобно внедрить и выполнять
•    как разделить процесс на процедуры и операции
•    как распределить ответственность между исполнителями и как это записать
•    как нарисовать схему выполнения процедуры
•    как правильно описать каждую операцию словами

Документы:
— Описание Вашей процедуры

Модуль 7

Оптимизация бизнес-процесса на примере

•    Анализ компании в целом. Выявление излишних / дублирующихся операций, документов, информации и т.п. в системе бизнес-процессов
•    Отбор процессов для оптимизации.
•    Оценка стоимости процесса и его полезного результата, оценка изменений «было - стало»
•    Диверсионный анализ. Выявление зон потенциальных сбоев и потерь, случаев нештатного завершения процесса
•    Устранение сбоев, связанных с организацией процесса или неверным распределением ответственности
•    Выявление потерь и определение времени добавления ценности в процессе
•    Возможности ухудшения других процессов в связи с оптимизацией данного процесса, риски, оценка взаимосвязей процесса.
•    Человеческий фактор при разработке и внедрении изменений.

Практикум: Оптимизация конкретного бизнес-процесса. Работаем с реально существующим процессом одного из участников.

Документы:
— Отчёт было-стало
— Рекомендации по оптимизации реального бизнес-процесса одного из участников

Модуль 8

Разработка сопутствующих документов и погружение в процесс

•    Требования к документам
•    Разработка форм
•    Тестирование и доработка документов

Модуль 9

Определение механизмов сбора информации, контроля и отчетности

•    Как разработать способ контроля для процесса, процедуры и результата

Практикум: Применительно к рассмотренным процессам/процедурам подберём удобную форму сбора информации, контроля и отчетности.

Модуль 10

Особенности внедрения изменений бизнес-процессов

•    Более детальное ознакомление с процессом внедрения изменений
•    Более детальное ознакомление с механизмами контроля
•    Реакция на сбои
•    Формулирование плана мероприятий по внедрению
•    Какие подводные камни ожидают при обсуждении, доработке и внедрении регламента

Практикум: Создание плана мероприятий по внедрению того, что описали, плюс того, что оптимизировали.

Цены и условия

Программа может быть разбита на 2 или 3 дня, или сокращена до 1 дня.

Услуги за дополнительную плату