Систематизация малого бизнеса + автоматизация

Когда нужна систематизация бизнеса на основе процесса

Здесь работа строится в привязке к основному бизнес-процессу компании. Каким видам бизнеса это подходит:

•  Выполнение заказов (несколько сотрудников работают над одним заказом клиента, в заказе несколько стадий): строительство индивидуальных домов / ремонт, монтаж оборудования (котлы, видеонаблюдение и т.п.), проектирование, разработка сайтов и т.п.
•  Позаказное производство: мебель, металлоконструкции и т.п. по индивидуальным проектам
•  Выполнение заявок с выездом (в заказе одна стадия/шаг): ремонт и настройка оборудования, клининг и т.п.

Если Вам недостаточно имеющихся прозрачности и контроля, нет удобной системы отслеживания состояния дел

Например, предлагаемая нами система дает такие возможности

•  Возможность увидеть состояние всех заказов в любой момент
•  Порядок в документах и данных, относящихся к процессу: все данные по 1 заказу в одном месте, даже при сложном бизнес-процессе
•  Возможность выявить задержку на ранней стадии, при задержке в 1 день на любом из этапов, и принять меры

Если вы занимаетесь всем или все занимаются всем

В результате упорядочивания рабочего процесса получится вот что

•  За каждым закреплена зона ответственности (за что он отвечает)
•  При необходимости созданы подразделения (отделы/бригады) и назначены руководители/старшие
•  Описано, что кто должен делать (в регламенте или должностной инструкции). Определено, что нужно делать в случаях типовых проблем и сбоев
•  Это учтено в автоматизации
•  Определен порядок контроля результатов

На основе разграничения ответственности (оргструктура + процесс) становится понятно, с кого конкретно и что конкретно требовать и спрашивать. Без такого разграничения не ясно, кто виноват в каждом сбое или проблеме, и нельзя делегировать подчиненным задачи.

Если все знания и видение в голове только у вас

В результате появится описание работы компании, которое сотрудники должны будут изучить при начале работы.

Описание услуги и результаты

Что входит	Зачем
Оргструктура с указанием ключевых зон ответственности	•  кто кому подчинён •  с кого за что спрашивать •  можно увидеть "дырки" в ответственности или незагруженных сотрудников
Схема основного бизнес-процесса с указанием зон ответственности и входов-выходов образцы тут или должностные инструкции	•  что компания делает •  каждый увидит, что делают другие • границы ответственности каждого участника
Контрольная таблица / план-график выполнения заказов (или иной отчёт, позволяющий контролировать прохождение основного бизнес-процесса)	•  сквозное планирование всех заказов, •  расчет сроков выполнения •  контроль сроков, •  общее состояние выполнения заказов в любой момент
Автоматизация на основе нашей или вашей программы	•  адаптируем под ваш бизнес-процесс наше ПО •  либо доработаем имеющееся у вас ПО (1С, Битрикс) •  либо интегрируемся с ним (например, из нашего бизнес-процесса можно создавать задачи в Битрикс) •  либо напишем ТЗ на доработку
Месячный / годовой план и отчёт	•  планирование по целям •  контроль результатов

Основной процесс описывает все шаги основной деятельности Вашей компании, начиная с момента, когда заказ получен, и до момента, когда он выдан клиенту и получены деньги. Продажа, снабжение, подготовка производства/исполнения, производственные процессы/исполнение и т.п. Также описываем все документы - когда они создаются, куда идут и т.п.

К процессу создаётся контрольная таблица/план-график (или другой документ контроля), в которой отражаются все заказы и их прохождение по этапам. Она ведется либо автоматически, либо за кем-то из Ваших сотрудников будет закреплено ведение этой таблицы. Таким образом, можно в любой момент отследить все заказы, находящиеся в работе, и своевременно выявить задержку на любом этапе.

Как проходит работа

Мы беседуем с Заказчиком для точной постановки задачи.

Изучаем имеющиеся у Вас документы, статистику, проводим беседы с сотрудниками, опросы об их работе. Беседуем с собственником. (Обычно это достаточно сделать удалённо).

Разрабатываем описание работы - либо в виде основного бизнес-процесса, либо в виде должностных инструкций, отдельно выделяя отличия "как есть" от видения "как надо".

Подбираем подходящую автоматизацию и согласуем с вами, как будет выглядеть процесс после изменений.

Обучаем пользоваться новыми рабочими и управленческими инструментами.

Цены и условия

150 000 руб — базовый пакет.

4000 руб / час — дополнительное время, проект редко стоит больше 250 000 руб.

В зависимости от сложности процессов и размера бизнеса к пакету нужно добавить определенное количество часов (цену определяем при обсуждении заказа, во время бесплатной консультации).

Если используется автоматизация, то плюс стоимость программного обеспечения. В случае нашего ПО это 10 000 руб. в месяц (бывает меньше, бывает больше: зависит от размера компании, количества работников и т.п.).

От Вас нужно

•    предоставление образцов документов и статистики, как есть сейчас
•    интервью с руководителями и специалистами
•    назначение лица с правом принятия решений, его участие в обсуждении процесса
•    согласование процесса "как надо" лицом, принимающим решения
•    иногда предоставление данных по нашим запросам