Внедрение регламента, внедрение изменений в бизнес-процесс

Недостаточно просто грамотно написать регламент. Необходимо также создать систему контроля его выполнения, запустить процесс в первый раз и решить все мелкие проблемы, возникающие при его запуске. Для этого — наша услуга.

Как проходит внедрение

Мы разрабатываем индивидуальный план, который согласовываем с Вами.

По времени работа продолжается как минимум 1 цикл выполнения регламента, но платите вы только за чистое рабочее время, а это может быть всего 2-3 часа в неделю.

Проводится ознакомление участников с новым бизнес-процессом.

Для этого можно использовать наше ПО, которое отслеживает, кто ознакомился с документами, и как участники ответили на вопросы, проверяющие знание бизнес-процесса, и/или проверку знания участниками в виде экзамена. Упущенные детали разъясняются участникам (раньше делали так - теперь надо делать так).

Может проводиться репетиция бизнес-процесса, когда он проигрывается в ускоренном виде.

Далее запускается первый реальный экземпляр процесса.

Мы отслеживаем прохождение процесса, при возникновении проблем совместно с владельцем процесса разбираемся в них, обучаем его реагировать на проблемы. Таких циклов может быть сделано несколько (в зависимости от сложности процесса).

По итогам тестовой эксплуатации вносятся изменения в регламент бизнес-процесса или в сопутствующие документы.

Далее контроль ведется по нарушениям в процессе.

Если есть систематическое нарушение в той же точке, проводим разбор проблемы.

Описание услуги и результаты

Большинство консультантов - именно консультанты, т.е. дают советы и учат, но сами не делают (часто - сами сделать не могут).
А мы можем взять во внедрении на себя любой объём ответственности, вплоть до непосредственного управления Вашей проектной командой, а также выполнения любых частных задач при внедрении.

Многие думают, что достаточно ознакомить сотрудников под роспись с новым документом - и всё заработает. Увы, это не так. Вот несколько вещей, с которыми Вы столкнетесь при внедрении и с которыми мы можем Вам помочь.

Обучение и проверка знаний и понимания

Прежде всего нужно обучить людей новым правилам, проверить их знания, а главное - их понимание, что теперь они должны делать. Для того, чтобы это сделать хорошо, нужно держать в уме весь процесс, а не только интересы одного подразделения. Вот почему мы справимся с этим лучше, чем руководители отделов. (Или мы можем обучить руководителей, как правильно это делать.)

Система контроля

Затем, если не проверять, соблюдают ли люди новые правила, то они быстро перестают их соблюдать. Когда такая задача впервые встает перед компанией, обычно совершаются ошибки: от "контролировать каждый шаг" до попустительского стиля "я им сказал и забыл". Также дело легко испортить, если просто наказывать за сбои, не разбираясь в причинах и не устраняя их.

Мы в своём опыте уже разработали систему контроля исполнения регламентов. Это полный набор документов, описывающих, как должны контролироваться регламенты, как выявлять нарушения и реагировать на них - где учтено множество реальных случаев. В системе предусмотрены различные инструменты и методы контроля. Мы готовы обучить ваших сотрудников всё это делать и предлагаем программный продукт, который автоматизирует все рутинные действия. → Статья о системе контроля

Управленческое сопровождение, ведение проектов

Распространена ситуация, когда в самой рабочей группе (например, группе руководителей отделов, участников проекта) низкая дисциплина, реализуются не все запланированные мероприятия, а выборочно, а участники говорят, что "у них нет времени", или же возникает другое сопротивление.

Чтобы снизить сопротивление, мы можем участвовать во внедрении или управлять внедрением любых мероприятий и планов.
Простейшая форма - за проектом может быть закреплен наш менеджер, чтобы вести протоколы и отслеживать выполнение, напоминать, контролировать результат по качеству и сроку, реагировать на отклонения, добиваться решения "подвисших" вопросов, вести полный архив-базу знаний и документов по проекту. В общем, делать всё то, до чего у руководителя обычно "не доходят руки".
Сторонний независимый человек (наш сотрудник) "соберёт на себя" весь негатив, оставив Вам хорошо работающую группу, привыкшую выполнять вовремя то, что решили.