Заводсков Сергей Вадимович
бизнес-аналитик, эксперт по системам управления
Выполнение бизнес-процессов в системе Оргструктура
Краткое содержание
- • BPMS-система
- • Бизнес-процессы выполняются согласно схеме
- • Содержательные задачи
- • Связь данных и задач бизнес-процесса
- • Помощь в задачах: данные из регламента бизнес-процесса при выполнении
- • Тестирование выполнения бизнес-процесса в системе
- • Возможности выполнения бизнес-процессов на платформе Оргструктура
Связанные услуги
В 2024 году мы создали свою систему для описания бизнес-процессов, потому что в существующих системах учтены не все особенности, которые нужны для хорошего описания бизнес-процессов и поддержания их актуальности. Например, можно посмотреть вот здесь пример интерактивного описания бизнес-процесса.
В 2025 году мы добавили туда модули для исполнения бизнес-процессов. То есть система в соответствии с описанным процессом:
• сама создаёт задачи участникам
• напоминает им о задачах и отображает их в расписании
• следит за выполнением и формирует отчёты о процессе
Такие системы называются BPMS-системы, и они существовали до нас. Но, как всегда, дьявол в деталях, или, как в анекдоте, "есть нюанс". Вот об этих нюансах — сегодняшняя статья.
Как бизнес-процессы выполняются согласно схеме
Пример исполняемой схемы процедуры Проверка знаний из бизнес-процесса адаптации сотрудника
Еще не все наши читатели сталкивались с BPMS системами, поэтому опишем здесь, как это работает.
Бизнес-процессы исполняются системой так, как описаны в схеме: работают шлюзы, циклы, события и связи.
То есть алгоритм начинает с входа бизнес-процесса и последовательно, по связям (стрелочкам) запускает операции.
Каждой операции в бизнес-процессе соответствуют задача в экземпляре бизнес-процесса. И наоборот — каждая задача в бизнес-процессе связана с операцией в модели бизнес-процесса.
Если от операции ведет одна или более связей к следующей операции, то после исполнения задачи запускаются эти связи.
При запуске связи:
• проверяется, есть ли уже такая задача, и если нет — она создаётся (т.е. есть задачи с отложенным/опциональным созданием, и те, что создаются сразу — это можно настроить)
• если к задаче должны быть привязаны данные/документы — они привязываются
• если у исполнителя не отключены уведомления, система уведомляет исполнителя
• задача отмечается активной (подсвечена желтым в экземпляре процесса)
• если связь ведет к событию или шлюзу — запускается событие или шлюз
Шлюз
Если это шлюз Либо или И/Или, где подразумевается выбор дальнейшего пути процесса, то исполнителю показывается задача с выбором, где он выбирает дальнейший путь (пути).
Открывающий шлюз И просто запускает все ветки, ничего не спрашивает. Зато закрывающий шлюз И, наоборот, ждёт, пока будут выполнены все ведущие к нему связи, и только после этого запускает исходящую связь.
Событие
Когда срабатывает событие, оно записывается в историю процесса и (вот это есть не у всех) может потом использоваться в отчётах. То есть, например, для процесса адаптации сотрудника можно посмотреть, как часто сотрудники проходили аттестацию успешно с первого раза.
Также на событие можно прикрутить запуск другого процесса / процедуры. Например, если сотрудник выполнил задания на испытательный срок плохо, и руководитель решил его уволить, то инициируется процесс увольнения, и формируются задачи уже по нему.
Циклы
Бывает, что, например, документ отправляется на доработку, потом туда вносят изменения — и потом снова отправляется на доработку и так далее. Собрать статистику таких циклов в классических bpms-системах, а тем более в таск-трекерах или вручную — сложная задача, а иногда и невозможно.
Сейчас, если цикл правильно настроен, система создает новые задачи и показывает, сколько раз всё это повторялось. Это нужно, чтобы увидеть причины затягивания процесса, например. На картинке приведен пример, как выглядит цикл в контрольной таблице — для каждого нового круга создается ещё одна строка с фактом, так визуально легко увидеть, если процесс "заблудился в циклах", и работать над его приведением в формат "правильно с первого раза".
Шлюзы и циклы на схеме
Контрольная таблица
Мы придумали и добавили вот такой необычный отчёт, который очень информативен, если к нему привыкнуть. Он позволяет посмотреть на все экземпляры бизнес-процесса "сверху", и при этом не упустить детали. Вот что можно увидеть:
• Проблемные экземпляры, где надо вмешаться, с кем надо говорить
• Насколько процесс выполняется в срок (цвет)
• Есть ли систематические нарушители-исполнители, или систематически нарушаемые задачи
• Прогноз завершения
• Как вообще должен выглядеть процесс
• Количество циклов
• Количество корректировок плановых сроков
И плюс отсюда можно зайти в любой экземпляр процесса и в любую задачу.
Это основной инструмент владельца бизнес-процесса, как бы пульт управления, где он видит, что происходит по его процессу и куда надо вмешаться.
Контрольная таблица бизнес-процесса
Содержательные задачи
В таск-трекерах и многих bpms-системах задачи работают скорее как напоминание: их выполнение сводится к тому, чтобы нажать на кнопку "выполнено". Это не есть хорошо, потому что нажать на кнопку не равно сделать всё то, что в задаче нужно.
Опыт реального внедрения платформ бизнес-процессов показывает, что пользователи это быстро понимают, и начинают "прокликивать" свои задачи вместо их реального выполнения.
Например, в бизнес-процессе адаптации сотрудника руководители нажимают, что план адаптации (список материалов и заданий на испытательный срок) утверждён, даже если он пустой. Так же проще, чем задания какие-то придумывать.
Хорошая система автоматизации бизнес процессов должна этого не допускать. Поэтому в бизнес-процессах в Оргструктуре можно создавать задачи, не просто "исполняемые" кнопкой, а требующие определённого действия:
• ввести данные в специальное поле
• заполнить, отредактировать, утвердить системный документ (не только обычный документ, но и вообще любой вид объекта, который есть в системе, например, план адаптации, личное дело работника, бюджет проекта и т.п.)
• написать сообщение такому-то пользователю
• выбрать исполнителя на определенную роль в процессе
Кнопки "отметить выполненной" в таких задачах нет. Зато есть сразу поле (поля) для ввода данных или ссылка на документ, в котором надо совершить действия.
Не выполнив это действие, нельзя отметить задачу выполненной. И наоборот, когда действие сделано, задача отмечается выполненной автоматически.
Мы назвали это содержательными задачами. Добавление таких задач делает применение бизнес-процесса осмысленным.
Например, при утверждении того же плана адаптации система Оргструктура проверяет, что в нём достаточно задач по количеству, есть задачи, требующие загрузить файл или ссылку на результат, и автоматически добавит все обязательные для ознакомления по должности материалы.
Связь данных и задач бизнес-процесса
Данные и документы процесса автоматически подвязываются к задачам, с ними связанным. Это настраивается при создании или редактировании бизнес-процесса: какие данные и документы создавать, к каким задачам привязать, создать ли сразу или при активации операции бизнес-процесса.
То есть в результате каждая задача бизнес-процесса привязана к своим данным и документам.
Например, не все знали, где находится упомянутый выше план адаптации, в котором находятся задания на испытательный срок, и потому не все его заполняли, утверждали и т.п. Теперь ссылка на него — сразу в задаче.
Из документов тоже есть обратная ссылка на задачу и экземпляр процесса.
Кроме того, все данные процесса подвязаны к экземпляру процесса. В экземпляре процесса они видны все. Также они могут быть использованы в отчетах.
Примеры содержательных задач бизнес-процесса
Помощь в задачах: данные из регламента бизнес-процесса при выполнении
У нас описание / модель процесса — это НЕ ТОЛЬКО bpmn 2.0, как везде.
То есть не только схема, но и текстовое описание, сроки, привязанные документы: инструкции, шаблоны, примеры, уроки и т.п.
Получается полноценное подробное описание исполнения для операции любой сложности. Хоть со скриншотами на каждое движение мышки, если надо.
И это описание помещается в задачу (описание из регламента — текстом, плюс ссылки на документы операции). Это делается потому, что не все сотрудники читают бизнес-процессы, а если читают — то невнимательно.
Тут описание операции у него перед глазами, под рукой ссылки на примеры, уроки и т.п. — если он делает операцию в первый раз.
Ссылка на материалы описания бизнес-процесса в задаче
Тестирование выполнения бизнес-процесса в системе
Создавая регламент бизнес-процесса в системе, редактор создает исполняемую модель бизнес-процесса.
Ее можно запустить в режиме теста, это полезно при настройке бизнес-процесса. При тестировании создается новый экземпляр бизнес-процесса, но на все роли назначается пользователь, запустивший тестирование, и далее процесс исполняется.
Пользователь увидит, как видят задачи все участники, и сможет внести правки. По факту надо тестировать исполнение бизнес-процесса 3-4 раза, прежде чем убедимся, что все развилки настроены верно.
Тестовый экземпляр автор может удалить в любой момент.
Возможности выполнения бизнес-процессов на платформе Оргструктура
Система предоставляет такие инструменты организации бизнес процессов:
Редактор бизнес-процессов (Схема бизнес-процесса + Текстовое описание операции + сроки и другие параметры)
Неограниченное количество привязанных регламентирующих и обучающих документов (инструкции, примеры, шаблоны, приказы ит.п.)
Связь задач и регламента процесса, выполнение процесса в системе согласно описанию
Содержательные задачи (привязанные данные и документы, изменяемые в ходе экземпляра процесса)
Автоматизированный контроль привязанных документов
Контрольная таблица (сроки план/факт, нарушения, прогноз срока завершения)
Учет циклов и итераций при выполнении бизнес-процесса
Цены и условия здесь: BPMS + мини-ERP.
Хотите посмотреть или попробовать — свяжитесь с нами.