На главную || Вы здесь: Статьи / Персонал / Должностные инструкции / Должностные обязанности: как правильно заполнить
Заводсков и партнёры Санкт-Петербургпл. Александра Невского, д.2, лит. Е +7(921)925-4858

Должностные обязанности: как правильно заполнить

Поделиться:


Как правильно разработанные должностные инструкции улучшили результаты в салоне красоты. Формальные инструкции бесполезны. Весь смысл должностной инструкции заключается в подробно описанных обязанностях.

Как правильно разработать обязанности?

Для начала посмотрите описание в Стандарте.

Почему мы предлагаем, чтобы описание обязанностей составлял не сам работник? Потому что цель инструкции — объяснить новому сотруднику, чего от него ждут. То есть ничего "очевидного" не должно быть умолчано. Таким образом, когда сторонний человек проводит опрос и разбирается в обязанностях работника, достигается сразу несколько целей:
— более полное описание, т.к. ничто не считается "само собой разумеющимся"
— взгляд со стороны
— объяснение понятным языком, выявление сленга и путаницы в названиях (встречались случаи, когда "производственным графиком" называли перечень деталей изделия: новый сотрудник никогда бы о таком не догадался)

Таким образом, при описании обязанностей придётся разобраться в чужой работе.

Алгоритм действий

1

До начала опроса сотрудника нужно узнать информацию о его сфере деятельности (хотя бы из интернета или из профстандарта) и детально представить эту работу (или понаблюдать её), чтобы задавать конкретные вопросы и получить необходимую информацию, даже если сотрудник смутно описывает свои обязанности.

2

В опросе учитываем также: нештатные ситуации; сбои; документы; нормативы.

3

Конспектировать опрос сотрудника, чтобы ничего не упустить.

4

После окончания опроса структурировать информацию, т.е. сгруппировать обязанности по смысловым группам.

5

Расположить обязанности внутри групп по важности или по хронологии рабочего процесса.

6

Сформулировать обязанности однозначно и понятно, чтобы они были легкими для восприятия.

7

После того, как сложилась полная картина, сформулировать миссию и зоны ответственности сотрудника.

8

Проверить формулировки обязанностей, они должны удовлетворять списку критериев:
— есть понимание, что именно делает сотрудник;
— мы можем оценить трудоемкость этой работы, понять — делает ли работу сотрудник, просто наблюдая за ним;
— сделал ли сотрудник всё, что необходимо.

9

Проверить, что пункты выстроены в логической последовательности, ничего не упущено и что инструкция реальна, т.е не содержит того, что нельзя выполнить.

Структурирование

Приём структурирования обязанностей (черновик):



Если придерживаться этих рекомендаций, получится инструкция полезная и применимая, которая даст результаты.

Внедрение должностных инструкций в строительной компании по капитальному ремонту инженерных сетей

Должностные обязанности и функциональные обязанности

Функциональные обязанности — это более широкая категория, т.е. в одну функциональную обязанность входит несколько должностных обязанностей. Давайте посмотрим на примере.

Пример функциональной обязанности

2.1. Составление и представление финансовой отчетности организации:

1) составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;



Пример должностных обязанностей в рамках функциональной обязанности

3.1. Главный бухгалтер исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции составление бухгалтерской (финансовой) отчетности:

1) осуществляет координацию и контроль процесса формирования информации в системе бухгалтерского учета;

2) осуществляет формирование числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности;

3) осуществляет счетную и логическую проверку правильности формирования числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности;

4) осуществляет формирование пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах;

5) обеспечивает ознакомление, согласование и подписание руководителем экономического субъекта бухгалтерской (финансовой) отчетности;

6) обеспечивает представление бухгалтерской (финансовой) отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации;

7) обеспечивает необходимыми документами бухгалтерского учета процессов внутреннего контроля, государственного (муниципального) финансового контроля, внутреннего и внешнего аудита, ревизий, налоговых и иных проверок, подготовку документов о разногласиях по результатам государственного (муниципального) финансового контроля, аудита, ревизий, налоговых и иных проверок;

8) обеспечивает сохранность бухгалтерской (финансовой) отчетности до ее передачи в архив;

9) организует передачу бухгалтерской (финансовой) отчетности в архив в установленные сроки;



То есть функция раскрывается более подробно.
Но такие формулировки, взятые напрямую из профстандарта, не особенно помогают в управленческом отношении. Некоторые из них явно лишние, например, "формирование числовых показателей", проверка правильности или ознакомление руководителя — без этого всё равно не сдать отчётность. Т.е. нас тут интересует п.6 и 7., но при этом тут не хватает многих важных моментов. Например, п.1 нужно разложить на шаги — что и как он должен контролировать, п. 8 и 9 объединить и написать в целом 1-2 пункта об архиве всех бухгалтерских документов, а не только отчётности. А также здесь нет главного — сведений о том, как именно главный бухгалтер должен защищать интересы компании во всём этом процессе.

Должностные обязанности и трудовые функции

Соотнесение должностных обязанностей и трудовых функций:

Профстандарт

Что было раньше

вид профессиональной деятельности

должность

обобщенная трудовая функция

группа обязанностей (большая, включает подгруппы)

трудовая функция

группа обязанностей, не включающая подгруппы

трудовое действие

должностная обязанность

→ В Базу знаний | К началу страницы