Должностные обязанности: как правильно заполнить
Как правильно разработанные должностные инструкции улучшили результаты в салоне красоты. Формальные инструкции бесполезны. Весь смысл должностной инструкции заключается в подробно описанных обязанностях.
Как правильно разработать обязанности?
Для начала посмотрите описание в Стандарте.
Почему мы предлагаем, чтобы описание обязанностей составлял не сам работник? Потому что цель инструкции — объяснить новому сотруднику, чего от него ждут. То есть ничего "очевидного" не должно быть умолчано. Таким образом, когда сторонний человек проводит опрос и разбирается в обязанностях работника, достигается сразу несколько целей:
— более полное описание, т.к. ничто не считается "само собой разумеющимся"
— взгляд со стороны
— объяснение понятным языком, выявление сленга и путаницы в названиях (встречались случаи, когда "производственным графиком" называли перечень деталей изделия: новый сотрудник никогда бы о таком не догадался)
Таким образом, при описании обязанностей придётся разобраться в чужой работе.
Алгоритм действий
До начала опроса сотрудника нужно узнать информацию о его сфере деятельности (хотя бы из интернета или из профстандарта) и детально представить эту работу (или понаблюдать её), чтобы задавать конкретные вопросы и получить необходимую информацию, даже если сотрудник смутно описывает свои обязанности.
В опросе учитываем также: нештатные ситуации; сбои; документы; нормативы.
Конспектировать опрос сотрудника, чтобы ничего не упустить.
После окончания опроса структурировать информацию, т.е. сгруппировать обязанности по смысловым группам.
Расположить обязанности внутри групп по важности или по хронологии рабочего процесса.
Сформулировать обязанности однозначно и понятно, чтобы они были легкими для восприятия.
После того, как сложилась полная картина, сформулировать миссию и зоны ответственности сотрудника.
Проверить формулировки обязанностей, они должны удовлетворять списку критериев:
— есть понимание, что именно делает сотрудник;
— мы можем оценить трудоемкость этой работы, понять — делает ли работу сотрудник, просто наблюдая за ним;
— сделал ли сотрудник всё, что необходимо.
Проверить, что пункты выстроены в логической последовательности, ничего не упущено и что инструкция реальна, т.е не содержит того, что нельзя выполнить.
Структурирование
Приём структурирования обязанностей (черновик):
Если придерживаться этих рекомендаций, получится инструкция полезная и применимая, которая даст результаты.
Должностные обязанности и функциональные обязанности
Функциональные обязанности — это более широкая категория, т.е. в одну функциональную обязанность входит несколько должностных обязанностей. Давайте посмотрим на примере.
Пример функциональной обязанности
2.1. Составление и представление финансовой отчетности организации:
1) составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;
Пример должностных обязанностей в рамках функциональной обязанности
3.1. Главный бухгалтер исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции составление бухгалтерской (финансовой) отчетности:
1) осуществляет координацию и контроль процесса формирования информации в системе бухгалтерского учета;
2) осуществляет формирование числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности;
3) осуществляет счетную и логическую проверку правильности формирования числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности;
4) осуществляет формирование пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах;
5) обеспечивает ознакомление, согласование и подписание руководителем экономического субъекта бухгалтерской (финансовой) отчетности;
6) обеспечивает представление бухгалтерской (финансовой) отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации;
7) обеспечивает необходимыми документами бухгалтерского учета процессов внутреннего контроля, государственного (муниципального) финансового контроля, внутреннего и внешнего аудита, ревизий, налоговых и иных проверок, подготовку документов о разногласиях по результатам государственного (муниципального) финансового контроля, аудита, ревизий, налоговых и иных проверок;
8) обеспечивает сохранность бухгалтерской (финансовой) отчетности до ее передачи в архив;
9) организует передачу бухгалтерской (финансовой) отчетности в архив в установленные сроки;
То есть функция раскрывается более подробно.
Но такие формулировки, взятые напрямую из профстандарта, не особенно помогают в управленческом отношении. Некоторые из них явно лишние, например, "формирование числовых показателей", проверка правильности или ознакомление руководителя — без этого всё равно не сдать отчётность. Т.е. нас тут интересует п.6 и 7., но при этом тут не хватает многих важных моментов. Например, п.1 нужно разложить на шаги — что и как он должен контролировать, п. 8 и 9 объединить и написать в целом 1-2 пункта об архиве всех бухгалтерских документов, а не только отчётности. А также здесь нет главного — сведений о том, как именно главный бухгалтер должен защищать интересы компании во всём этом процессе.
Должностные обязанности и трудовые функции
Соотнесение должностных обязанностей и трудовых функций (описанных в профстандартах):
Профстандарт | Что было раньше |
вид профессиональной деятельности | должность |
обобщенная трудовая функция | группа обязанностей (большая, включает подгруппы) |
трудовая функция | группа обязанностей, не включающая подгруппы |
трудовое действие | должностная обязанность |