На главную || Вы здесь: Статьи / Персонал / Должностные инструкции / Управление должностными инструкциями. Стандарт
Заводсков и партнёры Санкт-Петербургпл. Александра Невского, д.2, лит. Е +7(921)925-4858

→ Разработка должностных инструкций

полноценные, подробные инструкции
для управления

Здесь готовые инструкции
и памятка, как использовать инструкции

Краткое содержание

о Стандарте. Скачать Стандарт в файле word или pdf
Глава 1. Общие положения
1.1. Назначение
1.2. Область действия
1.3. Актуализация
1.4. Нормативные ссылки
1.5. Основные понятия и определения
1.6. Обозначения и сокращения
Глава 2. Система управления должностными инструкциями
2.1. Цели системы управления должностными инструкциями и механизм их исполнения
2.2. Ответственный за  управление должностными инструкциями
2.3. Процесс управления должностными инструкциями
2.4. Ответственность участников
Глава 3. Требования к процессу разработки должностных инструкций
3.1. Организационная подготовка и определение перечня необходимых ДИ
3.2. Сбор исходных данных
3.3. Разработка должностных обязанностей
3.4. Разработка (подготовка) проекта должностной инструкции
3.5. Согласование должностной инструкции
3.6. Анализ совокупности должностных инструкций и перераспределение функций
3.7. Утверждение и введение в действие должностной инструкции
3.8. Ознакомление с должностной инструкцией и проверка знания ДИ
3.9. Учёт и хранение должностных инструкций и сопутствующих организационно-распорядительных документов



Связанные услуги:
Разработка должностных инструкций | Готовые должностные инструкции на основе лучших практик | Разработка системы мотивации | Упорядочивание бизнеса и вывод владельца из текучки (комплексный проект)

Поделиться:

Стандарт организации: Управление должностными инструкциями

О стандарте

Стандарт разработан компанией «Заводсков и партнёры» в целях содействия распространению эффективного управленческого опыта и распространяется бесплатно.

Стандарт обновляется по мере получения дополнительной информации. Последняя версия стандарта доступна в сети интернет по адресу  https://spb-progressor.ru/di-standart.htm

На основе данного стандарта любая компания имеет право создать собственный стандарт организации (СТО).

Если вы дорабатывали этот Стандарт, и вам удалось его улучшить, отправьте, пожалуйста, нам улучшенные или дополненные пункты. Тем самым вы поделитесь вашим полезным опытом с российским деловым сообществом.

  • Эта страница сделана для удобного ознакомения со Стандартом. Рекомендуем вам перед скачиванием и редактированием Стандарта прочитать эту страницу: здесь приведён текст стандарта, но кроме этого, в стандарте выделено то новое, что отличает его от типовых стандартов по оформлению должностных инструкций, и даны комментарии. Также сделаны ссылки внутри Стандарта для вашего удобства.

Значения цветовых выделений:
голубым (только на этой странице, а не в самом стандарте) выделены содержательные отличия, т.е. то, чего не встречается в других стандартах, и что редко встречается в практике, хотя является полезным для компании
желтым выделено то, что вы должны исправить под свою компанию

Глава 1. Общие положения

1.1. Назначение

1.1.1. Настоящий Стандарт предназначен для эффективного управления должностными инструкциями в организации.

1.1.2.  Стандарт устанавливает требования к системе управления должностными инструкциями, к процессу их разработки и использования, а также к порядку её согласования, утверждения, введения в действие, замены, внесения изменений, учёта, хранения и поддержания в актуальном состоянии комплекта организующих документов.

К: мы старались описать полезные практики и минимизировать бюрократию. В Стандарте предложена система работы, при которой инструкции приносят компании реальную пользу.

1.1.3. Требования к содержанию и оформлению должностной инструкции изложены в отдельном Стандарте СТО номер/обозначение стандарта.

1.1.3.  Стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р ИСО (ИСО 9001:2008).

1.2. Область действия

1.3.1. Настоящий Стандарт распространяется на все должностные инструкции в Организации.

1.3.2. Настоящий Стандарт должны знать и исполнять все руководители структурных подразделений, сотрудники отдела персонала, а также следующие сотрудники: сюда впишите сотрудников, которых вы добавили в пп. 2.2.1, 3.2.1, 3.5.1.

1.3. Актуализация

1.3.1. Настоящий Стандарт является локальным документом постоянного действия, утверждается и вводится в действие грифом «Утверждаю» с подписью генерального директора Организации и печатью. Стандарт признаётся утратившим силу на основании Приказа Генерального директора Организации.

1.3.2. Ответственность за поддержание настоящего Стандарта в актуальном состоянии возлагается на  впишите должность (рекомендуется — на сотрудника, ответственного за управление должностными инструкциями, см. п. 2.2.1.

1.4. Нормативные ссылки

Настоящий Стандарт разработан, опираясь на следующие действующие стандарты:
— ГОСТ 1.5 – 2001 МСС Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению
— ГОСТ Р ИСО 9ИСО 9000:2005) Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
— ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008 (ИСО 9001:2008) Системы менеджмента качества. Требования
— Трудовой кодекс Российской Федерации
— Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих; утв. Постановлением Минтруда РФ 21.08.1998 № 37
— ОК 016-94. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
— Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, в ред. Росархива от 27.10.2003

1.5. Основные понятия и определения

1.5.1. Должностная инструкция: внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий  конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации труда и управления в данной компании, а также его права, ответственность, требования к квалификации и личным качествам работника.

1.5.2. Высшее руководство: лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией на высшем уровне.

1.5.3. Должность: первичная неделимая структурная единица в организации или вне её, замещаемая физическим лицом, отвечающим установленным квалификационным требованиям, несущим должностные обязанности и наделённым должностными полномочиями.

1.5.4. Структурное подразделение: выделенный в структуре организации элемент, обладающий  определенной самостоятельностью и объединяющий должности, рабочие места, средства производства, ресурсы для выполнения установленных организацией целей под руководством руководителя подразделения.

1.5.5. Руководитель структурного подразделения: должностное лицо, ответственное за организацию работы структурного подразделения и несущее ответственность за её выполнение подчиненными работниками.

1.5.6. Регистрация документа: запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения, присвоение идентификационного номера документу.

1.6. Обозначения и сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:
— ДИ: должностная инструкция;
— СТО: стандарт организации;
— СМК: система менеджмента качества;
— ТК РФ: Трудовой кодекс Российской Федерации.

Глава 2. Система управления должностными инструкциями

Основные элементы процесса управления должностными инструкциями

2.1. Цели системы управления должностными инструкциями и механизм их исполнения

→ Скачать Памятку по использованию ДИ

2.1.1. Распределение обязанностей и полномочий и создание наиболее рациональной системы разделения труда в организации. В ходе разработки должностные инструкции изучаются и сравниваются между собой высшим руководством (и/или лицом, ответственным за управление должностными инструкциями), чтобы выявить дублирование или пересечение функций между отделами и/или работниками, а также отсутствие нужных функций или наличие лишних, ненужных функций. При необходимости проводится перераспределение обязанностей, изменение штатного расписания или оргструктуры.

2.1.2. Ввод в должность новых работников. Качественная, достаточно подробная ДИ однозначно и понятно доносит до работника ожидания Организации от его работы, требования к нему и критерии оценки его работы, начиная от его миссии и заканчивая конкретными обязанностями, в том числе с указанием сроков и правил действий. Правильно проведённое ознакомление работника (с проверкой знания и понимания им ДИ) экономит время на адаптацию сотрудника.

К: При формальном ознакомлении работники не знают требований, которые предъявляются к ним в ДИ. В Стандарте предложен простой порядок проверки знания работниками своих инструкций.

Правильное ознакомление с должностными инструкциями

2.1.3. Контроль соблюдения работником ключевых требований. На основе ДИ руководитель подразделения непосредственно контролирует его работу с целью обеспечить выполнение обязанностей согласно должностным инструкциям, а также не реже, чем ежемесячно даёт каждому работнику оценку его работы и обратную связь. На основе подробного перечня обязанностей и конкретных важных пунктов проводятся выборочные проверки их соблюдения работником (такие проверки могут проводиться по поручению директора, в плановом порядке или по факту сбоя, проблемы, жалобы). Если при выборочной проверке обнаруживается невыполнение их работником, то ответственность несёт не только работник, но и руководитель его подразделения.

К: Во многих случаях соблюдение определённых правил работниками влияет на качество продукта, услуги, на удержание постояных клиентов (магазины, сфера услуг, сети торговых точек, HoReCa и любая компания, где исполнители общаются с клиентами (даже рабочие, проводящие ремонт в квартирах). Поэтому разработка и внедрение хороших правил может увеличить прибыль. Для большинства работников именно должностная инструкция может быть основным или единственным документом, содержащим правила работы. И, например, директор магазина или управляющий салоном красоты должен отвечать за соблюдение подчинёнными правил работы, иначе нет смысла разрабатывать эти правила. Подробно этот вопрос будет разобран во второй части настоящего Стандарта.

2.1.4. При подборе персонала подробное описание должностных обязанностей используются для подготовки профиля должности, для подготовки вопросов для собеседования, а также могут служить основанием для обоснованного отказа в приёме на работу конкретного кандидата.

2.1.5. При планировании развития и обучения работников на основе функций, основных зон ответственности и перечня выполняемых задач выбираются темы для обучения и в ряде случаев — критерии оценки эффективности обучения. ДИ представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности либо в рамках программы подготовки внутреннего резерва, т.е. подготовки работника к занятию новой должности.

2.1.6. В трудовых конфликтах ДИ используются для защиты интересов работодателя.

2.1.7. Накопление организационного опыта (предупреждение повтора сбоев и ошибок, обеспечение требуемого качества работы и удовлетворённости внешних и внутренних потребителей). Для этой цели в инструкции включаются (и дополняются по мере выявления новых важных моментов) обязанности, описывающие конкретные действия работника, которые позволяют избежать сбоев и ошибок.

К: В Стандарте предложен простой порядок, как должно происходить дополнение ДИ.

2.1.8. Упорядочивание деятельности руководителей. Должностные инструкции руководителей содержат единообразные описания управленческих действий (например, постановки задач, контроля работы подчиненных, бюджетирования, отчетности и др.), которые обсуждаются с руководителями в ходе разработки из инструкций, что позволяет сформировать единую систему управленческих действий, применяемую во всей организации

К: Как правило, всё это далется в каждом отделе по-своему, каждый руководитель приносит с собой опыт с предыдущего места работы, и даже сам перечень управленческих действий в разных подразделениях различается. Где-то создается план работ на период, а где-то работнику не говорят, что он будет делать завтра. Где-то заставляют работников писать бессмысленные отчёты, а где-то ввобще не фиксируют результаты работы, и т.п.

2.2. Ответственный за  управление должностными инструкциями

2.2.1. Управление ДИ должно обеспечивать достижение этих целей. Оно осуществляется руководителем отдела персонала (впишите название должности, если у вас нет отдела персонала или вы хотите назначить другого сотрудника), которому присваивается бизнес-роль Ответственного за управление должностными инструкциями.

2.2.2. Ответственный за управление ДИ несёт ответственность за достижение указанных целей (п. 2.1) и корректную работу Стандарта.

2.2.3. Для достижения указанных целей Ответственный за управление ДИ имеет право:
— редактировать настоящий Cтандарт или издавать регламенты, приказы (все эти документы должны быть утверждены высшим руководством);
— проводить (организовывать) проверки соблюдения работниками их должностных инструкций;
— фиксировать нарушения требований настоящего стандарта (или дополнительных регламентирующих документов) и результаты проверок и докладывать высшему руководству.

2.3. Процесс управления должностными инструкциями

2.3.1. Процесс состоит из следующих блоков:

1

Разработка должностных инструкций;

2

Применение должностных инструкций;

3

Поддержание актуальности системы документов.


2.3.2. Разработка должностных инструкций состоит из следующих процедур:

  • Организационная подготовка и определение перечня должностей, для которых необходима разработка ДИ;
  • Сбор исходных данных;
  • Разработка должностных обязанностей;
  • Заполнение формальных разделов должностной инструкции и разработка (подготовка) проекта ДИ;
  • Экспертиза, редактирование или согласование проекта документа;
  • Анализ совокупности ДИ и перераспределение функций;
  • Утверждение и введение в действие должностных инструкций;
  • Ознакомление с должностной инструкцией и проверка знания ДИ;
  • Учёт и хранение ДИ и сопутствующих организационно-распорядительных документов.

К: Должностные обязанности являются главным содержанием ДИ. В Стандарте предложена процедура, котороая повышает качество разработки должностных обязанностей.

Итогом выполнения данного блока является комплект ДИ на Организацию (или подразделение), введённый в действие и готовый к использованию.

2.3.3. Применение должностных инструкций состоит из следующих процедур:

  • Оценка работы на основании ДИ;
  • Проведение выборочной проверки;
  • Разработка профиля должности;
  • Разработка программы развития;
  • Внесение изменений в инструкции или иные документы для накопления организационного опыта.

К: Примененение ДИ будет описано во второй части Стандарта. О накоплении организационного опыта написано в текущей, первой части Стандарта.

2.3.4. Поддержание актуальности системы ДИ состоит из следующих процедур:

  • Отмена или существенное изменение должностной инструкции;
  • Аудит системы управления ДИ и проверка работы ответственного.

2.4. Ответственность участников

2.4.1. Руководители подразделений несут ответственность за:

  • предоставление действующих регламентирующих документов при разработке ДИ;
  • разработку либо согласование должностных обязанностей работника;
  • обеспечение фактического изучения работником его должностной инструкции, знание работником его должностной инструкции;
  • соблюдение подчинёнными требований должностной инструкции ;
  • инициирование внесения изменений в ДИ при выявлении обстоятельств согласно п. 2.1.7.

2.4.2. Руководитель отдела персонала несёт ответственность за:

  • своевременность ознакомления работников с ДИ;
  • учёт подлинников ДИ и их хранение;
  • хранение листов ознакомления с ДИ с подписями работников;
  • выдачу копий ДИ работникам Организации.

2.4.3.  Участники согласования ДИ несут ответственность за срок согласования и свою сферу согласования (см. п. 3.5.1.

Глава 3. Требования к процессу разработки должностных инструкций

Общий вид процесса разработки должностных инструкций

3.1. Организационная подготовка и определение перечня необходимых должностных инструкций

3.1.1. Ответственный за управление ДИ проводит инвентаризацию текущего состояния дел. Для этого он запрашивает:

  • штатное расписание и организационную структуру (если их нет — разрабатывает);
  • имеющиеся должностные инструкции в отделе персонала, у юристов, у руководителей подразделений.

→ Оценка качества должностных инструкций

3.1.2. Затем он проводит оценку качества имеющихся ДИ. Проверка может проводиться ускоренно по следующим критериям:

  • количество обязанностей (должно быть более 30 обязанностей для рабочих должностей, более 50 для специалистов и более 75 для руководителей),
  • возможность применения ДИ для проведения по ней проверки соблюдения работником требований ДИ (как минимум 30% требований должны быть понятны и проверяемы),
  • наличие в ДИ следов типовой инструкции или инструкции, отличающейся по специфике (не должно быть таких следов)

К: Например, использована типовая ДИ для крупного предприятия — в небольшой организации, или наличие упоминаний о функциях, которые данный работник не делает и т.п.

3.1.3. При необходимости проводится оценка актуальности описания трудовых обязанностей методом выборочной проверки или опроса (проверить, как на самом деле организована работа).

3.1.3. По результатам инвентаризации ответственный за управление ДИ формирует список ДИ с указанием информации об их состоянии (в свободной форме — перечень должностей, наличие ДИ, их качество).

3.1.4. При необходимости (если такое требуется для Организации) наименования должностей необходимо проверить по ЕТКС либо профстандартам.

3.1.5. На основе полного списка ДИ формируется список на разработку / доработку должностных инструкций.

3.1.6. Необходимо назначить разработчика ДИ. Разработчиком может являться:

  • Руководитель подразделения, для подчинённых которого разрабатывается ДИ;
  • Представитель, которого назначил генеральный директор, например, сотрудник отдела персонала;
  • Сторонний разработчик (консультант, эксперт). Если привлекается сторонний консультант, то взаимодействие с ним ведёт ответственный за управление ДИ.

К: Введение стороннего разработчика часто помогает преодолеть имеющиеся конфликты или сопротивление. Разработчик может также частично выполнить обязанности ответственного за управление ДИ на первом этапе, в частности, инвентаризацию, редактирование типовых разделов, редактирование обязанностей для групп работников (см. п. 3.4.3), анализ обязанностей, формирование базы знаний.

3.2. Сбор исходных данных

3.2.1. Ответственный за управление ДИ запрашивает:

  • у руководителей подразделений все имеющиеся документы, содержащие обязанности работников и требования к ним, а также те документы, которые работники должны знать;
  • у профильных служб (исправьте здесь, если у вас в компании такого нет) — инструкции по охране труда, нормативные документы или ссылки на них;
  • в секретариате (исправьте здесь, если у вас в компании такого нет) — локальные нормативные акты, регламентирующие работу по данной должности;
  • в юридической службе (исправьте здесь, если у вас в компании такого нет) — перечень законодательных актов или выдержки из них, регламентирующие работу по данной должности;
  • в службе персонала (исправьте здесь, если у вас в компании такого нет) — положения о подразделениях, другие локальные нормативные акты, регламентирующие работу по данной должности.

3.2.2. Из этих документов он формирует электронную базу знаний по данной должности (в виде папки на общем сервере, подборки материалов в системе дистанционного обучения или в специализированной программе).

К: Формирование такой базы даже в виде папки на компьютере решает сразу несколько задач: во-первых, увидеть, чего не хватает, во-вторых, удалить неактуальное, в-третьих, знакомить работников при вводе в должность. Также не лишним будет проверить, а знают ли этот материал имеющися работники.

3.2.3. Руководители подразделений направляют ответственному за управление ДИ требования к образованию и знаниям работника по данной должности.

3.2.4. Вся эта информация по конкретной должности передаётся разработчику ДИ.

3.3. Разработка должностных обязанностей

→ Кто должен разрабатывать должностные инструкции

3.3.1. Отдельная инструкция разрабатывается отдельно для каждой должности или для случая, когда в рамках одной должности есть сотрудники с различным функционалом (менеджер по продажам, работающий с дилерами и менеджер по продажам, работающий с конечным клиентами). Если функционал различается незначительно, допустимо добавить в одну ДИ дополнительный блок обязанностей.

3.3.2. Разработка должна проводиться на основе изучения работы или подробного опроса работника и его руководителя. Во время опроса работника необходимо вести конспект, чтобы не упустить значимых моментов.

3.3.3. Если разработчиком ДИ является руководитель подразделения, даже если он компетентен в данной работе, он также должен изучить работу работника, обратить внимание на отличия между тем, как работник выполняет и как выполнял бы сам руководитель. Если выявлено, что работник упускает важные действия — то добавить требования в ДИ о том, как нужно работать.  С другой стороны, работник в практике мог найти более рациональные шаги, которые может быть целесообразно добавить в ДИ.

3.3.5. После окончания опроса разработчик ДИ должен структурировать информацию, выявить не менее 30 обязанностей для рабочих, 60 для специалистов и 100 для руководителей и сгруппировать обязанности по смысловым группам.  Внутри групп необходимо расположить обязанности по важности или по хронологии рабочего процесса.

К: Все эти шаги направлены на повышение качества описания должностных обязанностей. Есть подрядчики по разработке ДИ, которые эту работу возлагают на Заказчика. А это основная содержательная работа.

3.3.6. После упорядочивания обязанностей необходимо исправить формулировки. Обязанности должны быть сформулированы однозначно и понятно, чтобы они были лёгкими для восприятия.

3.3.7. Проверить полноту обязанностей, необходимость внесения дополнительных требований. Для этого также могут привлекаться представители смежных подразделений, взаимодействующие с данным работником (внутренние клиенты).

3.3.8. После формирования обязанностей сформулировать миссию и зоны ответственности сотрудника.

К: Указание в ДИ миссии и зон ответственности работника позволяет сверить, согласовать представление о том, как должно быть, между руководителем подразделения, разработчиком ДИ и высшим руководством. По настоящему Стандарту высшее руководство должно согласовывать миссию, зоны ответственности и перечень групп обязанностей (заголовки смысловых групп обязанностей), это быстро, но позволит высшему руководству видеть общую картину по организации.

3.4. Разработка (подготовка) проекта должностной инструкции

3.4.1. После формирования содержательной части инструкции необходимо оформить более формальные пункты – «Общие положения», «Права», «Ответственность»,  отредактировав типовые примеры.

3.4.2. Если разработчиками ДИ выступают руководители подразделений, то целесообразно получать от них перечни обязанностей и другие содержательные данные, а оформление типовых пунктов возложить на ответственного за управление ДИ. Тем самым будет достигнуто единообразие в должностных инструкциях.

3.4.3. Если проводится разработка ДИ для большого количества работников, и среди работников есть группы, у которых есть сходные обязанности (руководители; ответственные за договор; работающие в опасных условиях труда и т.п.), то для таких групп целесообразно разработать типовые блоки обязанностей. Порядок разработки типовых блоков обязанностей следующий:

  • выделить группы, для которых нужны типовые блоки обязанностей;
  • собрать из имеющихся опросов и описаний обязанностей сводный список общих обязанностей по каждой группе;
  • разослать список на согласование или обсуждение;
  • провести обсуждение по каждой группе и принять решение, какие пункты и в какой редакции включаем;
  • по принятым решениям сформировать типовые блоки и включить их в ДИ каждого сотрудника в группе.

3.5. Согласование должностной инструкции

3.5.1. Разработчик направляет ДИ на согласование всем согласующим лицам параллельно. В согласовании должностных инструкций участвуют: (удалите тех, кого у вас нет, а их функционал передайте кому-то, кто у вас есть)

  • Ответственный за управление должностными инструкциями: согласует формулировки обязанностей — понятно, как их проверять (не менее 30% пунктов должно быть проверяемых);
  • Руководитель структурного подразделения: согласует список обязанностей, распределение обязанностей между сотрудниками своего подразделения;
  • Вышестоящий руководитель или представитель высшего руководства: согласует миссию, основные показатели, группы обязанностей, нестандартные полномочия;
  • Юрист: подтверждает, что требования, указанные в должностных инструкциях, не противоречат ТК РФ или другим нормативным актам и законодательным требованиям, а также что инструкция подходит для использования в случае трудовых споров (содержит то, что должна содержать и не содержит того, чего не должна содержать);
  • Если у вас есть ещё согласующие — впишите сюда их должности и сферы ответственности при согласовании.

3.5.2. Срок дачи замечаний или согласования — 3 рабочих дня.

3.5.3. При согласовании согласующий обязан поставить либо визу «Согласовано», либо визу «Отказано» и  дать свои замечания. В этом случае согласующий обязан предложить свои варианты формулировок спорных или дополнительных пунктов и аргументировать причину отказа.

3.5.4. Запрещается проставление визы «Отказано» без внесения комментариев с её обоснованием и своего варианта пунктов инструкции.

3.5.5. Если согласующий не поставил никакой визы за отведённый срок, инструкция считается согласованной им, и он несёт ответственность, равную тому, как если бы он поставил визу «Согласовано».

3.5.6. Редактирование проекта должностной инструкции выполняется разработчиком должностных инструкций либо ответственным за управление ДИ. Срок редактирования 3 рабочих дня. После устранения замечаний в тексте документа ДИ направляется на повторное согласование.

3.5.7. Если возникает неразрешимое противоречие между участниками согласования — решение принимает впишите должность.

3.6. Анализ совокупности должностных инструкций и перераспределение функций

3.6.1. По решению высшего руководства либо по инициативе ответственного за управление ДИ может быть проведён анализ распределения функций между подразделениями. Для этого согласованные проекты инструкций не передаются на утверждение, а накапливаются, после чего сравниваются друг с другом. Анализ может быть проведен либо высшим руководством, либо ответственным за управление ДИ, либо внешним консультантом. Порядок проведения анализа:

  • провести сравнение должностных инструкций;
  • собрать предложения от руководителей отделов и собственные;
  • сформировать итоговые предложения по перераспределению функций;
  • подать предложения по перераспределению функций высшему руководству или провести обсуждение перераспределения функций с участием высшего руководства.

3.6.2. По итогам могут быть внесены изменения в оргструктуру и штатное расписание. После того, как перераспределение функций будет проведено, отдел персонала вносит изменения в эти документы и передаёт их на утверждение.

3.6.3. После этого вносятся изменения в проекты ДИ и проекты ДИ передаются на утверждение.

3.7. Утверждение и введение в действие должностной инструкции

3.7.1. ДИ вводятся в действие либо с помощью грифа «Утверждаю» на каждой ДИ (рекомендованный вариант), либо приказом о введении ДИ в действие. Дата утверждения (она же дата введения в действие) ставится на оригинале ДИ либо указывается в приказе.

3.7.2. ДИ утверждается в 2 экземплярах, один хранится у секретаря, один находится в службе персонала, на нем ставятся подписи об ознакомлении (+один экземпляр оригинала может передаваться ответственному за управление ДИ, если это не сотрудник службы  персонала).

3.7.3. В день утверждения сканы оригиналов ДИ должны быть направлены секретарём в отдел персонала, руководителям подразделений, ответственному за управление ДИ.

3.8. Ознакомление с должностной инструкцией и проверка знания ДИ

3.8.1. Утверждённую версию ДИ ответственный за управление ДИ помещает в базу знаний. Доступ к материалам базы знаний ответственный за управление ДИ направляет руководителям подразделений.

3.8.2. Руководитель подразделения доводит до работника его ДИ (в электронном виде или в виде распечатки) и другую информацию из базы знаний по данной должности, а затем проверяет знание и понимание работником этих документов.

3.8.3. После ознакомления работник является в отдел персонала, где сотрудник отдела персонала задаёт ему вопросы по содержанию ДИ, и при успешном ответе на вопросы даёт подписать лист ознакомления с ДИ, выдает копию ДИ, и фиксирует в журнале успешную сдачу проверки работником. Используется журнал произвольной формы, где указывается ФИО работника, дата, подразделение, результат сдачи проверки.

Пример журнала учёта знания должностных инструкций

3.8.4. Поскольку согласно ст.22 ТК РФ работодатель обязан "знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью", при неуспешном ответе на вопросы сотрудник отдела персонала также даёт работнику подписать лист ознакомления (скачать лист ознакомления в Word) с ДИ, выдаёт копию ДИ, но фиксирует в журнале неудачную сдачу и пишет письмо руководителю подразделения и ответственному за управление ДИ.

Пример листа ознакомления

3.9. Учёт и хранение должностных инструкций и сопутствующих организационно-распорядительных документов

3.9.1. Хранение должностных инструкций осуществляется:

  • у секретаря (оригиналы с подписью и печатью);
  • в отделе персонала (оригиналы с подписью и печатью и листом ознакомления с подписями всех работников);
  • в электронном виде в базе знаний у ответственного за управление ДИ (сканы с подписью и печатью и word-версии);
  • в архиве у ответственного за управление ДИ хранятся все отменённые ДИ и все старые редакции изменённых ДИ (сканы с подписью и печатью и word-версии).

3.9.2. Срок хранения действующих должностных инструкций – постоянно.

3.9.3. Срок хранения отменённых должностных инструкций – 3 года после замены новыми или отмены (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения в ред. решения Росархива от 27.10.2003).

3.9.4. После истечение срока хранения отменённых или заменённых ДИ бумажные оригиналы могут быть уничтожены, а электронные версии хранятся у ответственного за управление ДИ бессрочно.

3.9.5. (Этот пункт оставьте или удалите по желанию). Учёт оригиналов действующих ДИ ведётся в журнале свободной формы, содержащем следующие сведения: наименование должности, дата утверждения, подпись руководителя отдела персонала о получении оригинала ДИ. Журнал хранится у секретаря и запись в него вносится при получении оригиналов утверждённых ДИ руководителем отдела персонала.

Пример журнала учёта оригиналов должностных инструкций

Заказать должностные инструкции можно здесь. Разработаем качественные и подробные должностные инструкции индивидуально под вашу компанию.

Как применять правильные должностные инструкции. Скачайте бесплатно памятку

Рекомендуемые материалы из Базы знаний

→ В Базу знаний

Получайте полезные материалы

Главная | Услуги и цены | Обучение | О нас | База знаний | Подписка на рассылку | Контакты

© Заводсков С.В. 2008—2021

Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, изображений, текстов и др. допускается лишь с разрешения правообладателя и только с активной ссылкой на источник: spb-progressor.ru
Соглашение о конфиденциальности | Понравился сайт? Связь с разработчиком сайта