Должностные инструкции 2021. Подробное руководство и подборка материалов

Требования и качество

Оценка качества инструкций Чеклист и пример оценки. Проверьте ваши должностные инструкции!

читать и проверить

Обязательные требования к должностной инструкции Требования Роструда и ТК РФ. Разбираем официальные документы и делаем выводы. Спойлер: требований мало. читать

Правильные должностные инструкции - презентация (pdf)
PDF Зачем вообще нужны должностные инструкции и какими они должны быть? Проверьте Ваши ДИ на 4 признака ошибок. открыть и скачать

Требования охраны труда в должностной инструкции Примеры внесения требований. Обязанности работника по знанию и соблюдению правил охраны труда. Обязанности руководителя по ознакомлению и контролю. читать

Требования профстандарта. Как внедрить и надо ли Примеры внедрения профстандартов. Когда надо и когда не надо внедрять. читать

Зачем нужны должностные инструкции

Квалификация и проверка соответствия квалификации

Почему-то в основном считают главным назначением ДИ возможность обоснованно отказать кандидату в трудоустройстве, в связи с чем наиболее подробно разбирают раздел о требованиях к квалификации работника.
В нашей практике (а мы работаем с 2008 года, и у нас было более 170 клиентов) такой необходимости ни у одного из клиентов не возникало. Может, у Газпрома возникает такая необходимость :)

Тем не менее, раздел "квалификация" продолжает расти год от года: в инструкциях 2021 года, особенно сделанных в соответствии с профстандартами, там бывает и 30 и больше позиций.

Управление сотрудниками

На самом деле правильная должностная инструкция — хороший управленческий инструмент.

На первое место я бы поставил формирование единых ожиданий у работника и работодателя. Инструкция закрепляeт, что именно должен делать, например, хороший руководитель отдела продаж. Многие бизнесмены, владельцы полагают, что профессионал (маркетолог, РОП, финансовый директор, главный бухгалтер) сам знает, что он должен делать. И потом удивляются, почему то, что делает сотрудник, вовсе не соответствует их ожиданиям. А на самом деле каждый такой сотрудник приносит систему работы со своего предыдущего рабочего места. А если таких специалистов нанято несколько и они должны взаимодействовать друг с другом?

Примеры разных ожиданий:

В должостной инструкции ясно прописываются ожидания компании и руковдителя, владельца бизнеса, и конфликтов становится меньше.

Этот момент важен при трудоустройстве руководителей и квалифицрованных специалистов: в самом деле, маркетолог-стратег или креативщик не будет рад, если вся его деятельность сведётся к размещению одной и той же рекламы у одних и тех же подрядячиков из месяца в месяц, да к заполнению отчётов, которые никто не читает. И наоборот, сотрудник, привыкший к подобному стилю работы, не обрадуется, когда от него потребуют тестирования ниш и анализа сегментов.

На второе место стоит поставить контроль исполнения правил и вообще создание и внедрение системы правил. Это как раз больше касается рядового персонала. Есть многие бизнесы, которые, в сущности, не отличаются от конкурентов ничем, кроме внутренних процессов, то есть правил (но это отличие и является ключевым).

И как раз от исполнения сотрудниками этих правил и зависит, будет ли клиентам удобно, приятно пользоваться услугами этого бизнеса, или они уйдут к конкурентам.

Это вся сфера услуг (и b2b и b2c), все бизнесы с отдельными точками — например, сети магазинов непродовольственных товаров, и многие другие бизнесы. И для многих из них все правила и требования к сотруднику можно поместить в одну должностную инструкцию. А вместе инструкции сотрудников представляют собой ту систему, которая и создаёт качество, атмосферу и конкурентное преимущество данной компании. И здесь важен контроль, что работники именно так и работают, как указано в инструкциях.

Плюсы должностных инструкций. Что дают работающие должностные инструкции?

•   Всем понятно, кто за что отвечает
•   Сразу при приеме сотрудников на работу они видят "правила игры" и что от них нужно
•   Можно более объективно оценить работу каждого сотрудника
•   Сокращается срок вхождения в должность
•   Улучшается взаимодействие сотрудников (меньше конфликтов со "сваливанием" ответственности друг на друга)
•   Повышается дисциплина. Кстати, само написание и согласование инструкций — это дисциплинирующий фактор.
•   Адекватно ответственности можно распределить полномочия

Зачем нужны должностные инструкции работнику?

Казалось бы, должностная инструкция защищает интересы работодателя. Но на самом деле и для работников она полезна.

•   Понятно, чего хочет работодатель
•   Объективные критерии оценки. Видно, кто работает хорошо, а кто — плохо.
•   Понятно, за что платят деньги и за что могут уменьшить вознаграждение. Наказание становится более справедливым.

Образцы и примеры, формы и бланки

Выберите категорию и нажмите на заголовок ↓

Неправильные (формальные) Подробные (качественные) скачать бесплатно Ворд документы, шаблоны, бланки, формы Готовые (платные) подробные ДИ

Неправильные (формальные)

Здесь собраны примеры формальных инструкций (взятых из интернета с различных сайтов). Основной их недостаток - они обобщённые и не содержат конкретики ни о виде бизнеса (что продаёт менеджер или на производстве чего работает инженер), ни, тем более, о данной конкретной компании. Поэтому их нельзя применять в управленческих целях.

НЕПР Должностная инструкция инженера (типовая) открыть и скачать

НЕПРДолжностная инструкция менеджера по продажам открыть и скачать

НЕПРДолжностная инструкция главного бухгалтера открыть и скачать

НЕПРДолжностная инструкция руководителя отдела продаж открыть и скачать

Подробные (качественные) примеры скачать бесплатно

Здесь фокус на правильном описании всех обязанностей работника. Мы проводим опрос и изучение работы сотрудника, выявляем все его обязанности, даём свои предложения, что добавить/убрать, обсуждаем инструкцию с вышестоящим руководителем/заказчиком, правильно формулируем и оформляем. 60-150 обязанностей. Проводится подробная проработка, обсуждение и согласование инструкций.

Удалённый администратор сайта
скачать образец

Сотрудник пункта
самовывоза
скачать образец

PDFПримеры вопросов при анализе и проработке открыть и скачать

PDFПамятка по использованию с примерами открыть и скачать

Пример из инструкции администратора студии танцев Посмотрите, чем отличается описание обязанностей. читать образец

Ворд (word) документы, шаблоны, бланки, формы

Здесь можно скачать шаблоны, бланки и формы инструкций, приказов, журналов в формате Word и Excel.

2 типовых шаблона
должностной инструкции ворд
скачать бесплатно

100 р.Наш шаблон должностной инструкции описание и скачать

Готовые (платные) подробные ДИ

Наш опыт позволяет нам составить хорошее описание обязанностей даже для случая, когда у вас в компании нет никого, кого можно опросить о его работе. В данном случае работа проходит так: мы разрабатываем проект инструкии на основании "вводных" от вас, затем проводится обсуждение и правка инструкции. Для этих должностей у нас накоплен хороший опыт:

Руководитель отдела продаж описание и скачать

Главный
бухгалтер описание и скачать

Сотрудник службы безопасности по проверке контрагентов описание и скачать

Больше инструкций в разделе Готовые должностные инструкции.

Применение и кейсы (по отраслям и профессиям)

Для малого бизнеса Для бухгалтерии, финансовой и экономической службы Для роста компании, новых должностей и направлений Для масштабирования и открытия точек Для производства Для строительных компаний Для кадровых и формальных целей

Для малого бизнеса

Вот некоторые примеры кейсов, когда внедрение должностных инструкций принесло реальную пользу малому бизнесу.

Салон красоты

Капитальный ремонт инженерных сетей

Печать баннеров

Интернет-магазин

Для бухгалтерии, финансовой и экономической службы

Подробные должностые инструкции вносят прозрачность в работу этих подразделений, позволяют понять, каких функций не хватает (или какие выполняются недостаточно), создать точки контроля.

• 
• 

Для роста компании, новых должностей и направлений

Когда появляется новая должность, лучше ещё до найма сотрудника определиться, что он должен будет делать, для чего его нанимают, как именно он должен работать. Чтобы составить хороший профиль должности, правильно оценить кандидатов — поможет подробная должностная инструкция. Самостоятельно её составить будет сложно, потому что такой должности или направления у вас раньше не было. Разработку можно заказать здесь или купить готовую на основе лучших практик здесь. Вот примеры цен:

Должностная инструкция	Цена
Менеджера по закупкам, начальника отдела закупок	3500
Управляющего (магазином, салоном и т.п.)	7500
Финансового директора	7500
Руководителя отдела продаж	5000
Руководителя отдела продаж (готовая на основе лучших практик)	2000
Директора по строительству	7500

Для масштабирования и открытия точек

Везде, где есть повторяющиеся элементы, в которых есть взаимодействие с клиентом либо управленческое взаимодействие, либо нюансы в работе, которые вызывают сбои при их невыполнении — для масштабирования будут полезны подробные должностные инструкции.

В каком бизнесе и для каких должностей это наиболее актуально?

Пример бизнеса	Ключевые должности
Магазины непродовольственных товаров	Управляющий / директор магазина, продавец-кассир
Интернет-магазины	Оператор пункта выдачи, оператор на телефоне, сотрудник склада
Салоны красоты, барбаршопы	Управляющий, администратор
Курсы инстранных языков, рукоделия, школы танцев и т.п.	Администратор, маркетолог
Для всех работников, оказывающих услуги на дому у клиента	Мастер по ремонту, компьютерному сервису, сборщик мебели и т.п.
Во всех случаях, когда открываются подразделения в разных регионах	Управляющий/директор, бухгалтер

Для производства

На производстве применение должностных инструкций ограничено. Тем не менее, есть 2 важные задачи, которым служат должностные инструкции.

1

Дисциплинирующий фактор при внедрении культуры производства. С помощью разработки и подписания инструкций можно разъяснить рабочим, какие действия от них ожидаются помимо собственно выполнения операций. Например, уход за оборудованием, уборка, , мероприятия по экономии ресурсов и т.п.. На основании инструкции можно сформировать перечень нарушений и затем контролировать соблюдение этих правил.

2

С помощью инструкций можно описать взаимодействие с менеджерами, механиками, складом, службой качества и др. И тем самым избежать повторяющихся сбоев и конфликтов. То есть в данном случае инструкии играют роль упрощённых регламентов бизнес-процессов (регламенты процессов как таковые обычно для собственно производства избыточны. Регламенты могут создаваться для производственных предприятий, но не о процессе производства, а, например, маркетинга и продвижения, контроля провхождения заказа, бюджетирования и т.п). Ну а в инструкции вносятся блоки, например, "внесение изменеий в заказ" у менеджера и начальника производства, "получение комплектующих" у рабочего и "выдача комплектующих" у кладовщика.

Для строительных компаний

У строительных, инвестиционно-строительных компаний есть своя специфика. Вот некоторые острые темы, которые важно включить в инструкции.

Подразделение / должность	Тема
Руководитель проекта	Постановка задач, промежуточноый контроль, что делает сам
ПТО / снабжение	Порядок заказа материалов (недопущение перезаказа), контроль остатков
Экономическая/финансовая служба	Расценки в допсоглашениях с подрядчиками, контроль планов выполнений
Договорной отдел	Контроль работы подрядиков (отставаний, выполнения планов)
Служба заказчика	Решения, закладываемые в проект - с точки зрения экономики и конечного пользователя
Начальник участка, прорабы	Приёмка работ, приёмка материалов, ежедневный отчёт

Для кадровых и формальных целей

В некоторых случаях инструкции должны предоставляться в ведомства или заказчикам. В этом случае скачанные из интернета типовые инструкции могут и не подойти, если вдруг их прочитают. Поэтому разрабатывают инструкции, отражающие спефицику бизнеса и конкретного предприятия, но не такие подробные.

Частые вопросы

• Кто должен составлять должностные инструкции?

  Если нужны хорошие инструкции, то небольшом бизнесе разрабатывает их владелец, а в крупном — руководители подразделений. Если поручить эту работу самому работнику, кадровикам или юристам, то результат не будет примениым в жизни. Подробнее здесь. Также можно обратиться к профессионалам.

• Чем отличаются функциональные обязанности от должностных обязанностей?

  Функциональные обязанности отличаются степенью подробности, это крупные группы. В одну функциональную обязанность входит много должностных обязанностей. Функциональные обязанности, как правило, привязаны к должности и одинаковы, например, у всех бухгалтеров. А должностные обязанности привязаны к конкретной компании и могут отличаться.

• Чем отличается должностная инструкция от производственной инструкции?

  Правильное название производственной инструкции — технологическая инструкция. Она описывает конкретный технологический производственный процесс, его последовательность осуществляемых процедур, методов и приемов.

• Для чего нужна должностная инструкция работнику?

  Если это хорошая инструкция — то работнику она нужна для понимания, что от него ожидает компания, что понимается под хорошей работой, какие правила нужно выполнять, какие важные моменты учитывать в работе, за что могут наказать и поощрить. Если плохая, формальная — то ни для чего, никакой пользы не приносит.

• Как пользоваться профстандартом при составлении должностной инструкции?

  Для изменения должностных инструкций в соответствии с профстандартами нужно:
  → найти все профстандарты, которые содержат функции, относящиеся к должности
  → проверить соответствие уровня образования и квалификации сотрудника этим стандартам
  → исправить название должности
  → изменить формулировки в инструкциях (убрать/ переформулировать некоторые обязанности, либо оформить 2 ДИ на совмещение обязанностей).

• Можно ли в должностную инструкцию добавить обязанности не по должности?

  Да, в инструкцию можно добавить обязанности не по должности. Хотя с внедрением профстандартов это будет сложнее — нужно будет оформить 2 инструкции и совмещение работника, но в практике от этого ничего не изменится, просто прибавится бумажной работы.

Структура и оформление должностной инструкции

Общие положения Требования к квалификации, подчинение, документы. Примеры и правила заполнения. читать

Должностные обязанности Самый главный раздел инструкции. Важные моменты. Функицональные обязанности и трудовые функции. читать

Права, полномочия и ответственность работника Примеры заполнения формальных разделов. Отличия для руководителей и подчинённых. читать

Стандарт оформления должностной инструкции С учетом требований ГОСТ № такой-то читать

100 р.Наш шаблон должностной инструкции описание

Разработка должностных инструкций

Услуга разработки должностных инструкций Разработаем профессионально инструкции любого уровня сложности. читать

Кто должен составлять инструкции читать

Процесс и порядок разработки Выдержки из стандарта. Как сделать всё правильно. читать

Порядок согласования и утверждения Выдержки из стандарта. Кто что согласует, как проводить утверждение. читать

Ознакомление и проверка знания Выдержки из стандарта. Лист ознакомления, журнал проверки. Процедура проверки знания ДИ. читать

Стандарт оформления должностной инструкции С учетом требований ГОСТ № такой-то читать

Управление, учёт, изменение, хранение

Внедрение и применение должностных инструкций

Кадровые документы

Какие используются кадровые документы, регламентирующие работу и поведение работников. Выделены обязательные и необязательные.

а здесь представлены документы, описывающие комплексное управление сотрудником..

Заводсков Сергей Вадимович