Топ

Главная
Каталог услуг

Каталог проблем и решений Бизнес-процессы: регламентация, оптимизация etc Кайдзен и бережливое производство Обучение
и методики
О нас Статьи и материалы Контакты
Центр бизнес-процессов
               
 
trening.gif (2603 bytes) 01 ноября 2016
мини-семинар
Бизнес-процессы: дьявол - в деталях

позвоните нам
+7 (921) 925-48-58

ПЕРЕЗВОНИТЬ ВАМ?

рассылка Приемы и методы настройки бизнеса

 

Кайдзен в офисе. Анализ писем руководителя

Что это такое:

Модель бизнес-процессов:
Графическое изображение процессов в нотациях IDEF и/или кросс-функциональной схемы (последняя, ввиду ее большего удобства восприятия, используется везде, где это возможно).

Что это даёт: процессы становятся управляемыми, прогнозируемыми и контролируемыми. Это основа для всех дальнейших улучшений.

аказать консультацию

Пример решения конкретной проблемы

Обычно писем "много". И руководители периодически жалуются на это.
Кайдзен-подход предполагает сбор статистики, для того чтобы на основании статистики увидеть, каких писем много и почему.


Писем всего в неделю    380
Из них ненужных    144
Под вопросом    34
Нужных    202


Структура нужных писем:   
Важность 1 категории (принять решение в течение дня)    69
Важность 2 категории (ответить в течение 2 дней, либо ознакомиться с важной информацией, либо совещание)    76
Важность 3 категории (просто прочитать когда-нибудь)     57


За неделю всего писем: 380
По 2 минуты на письмо = 12,6 часа = 2,5 часа в день!
Потенциально достижимое время: (письма 1 и 2 категории по 2 мин, письма 3 категории по 1 мин) = 5,78 часа или 1,16 часа в день

 

pisma.jpg (68654 bytes)


Структура ненужных писем:   
Не надо вообще    50
Другому сотруднику    85
Другому сотруднику    4
Повтор или скан документа с его подписью    7..


1.    Прошу исключить исполнительного директора из списка согласующих лиц по всем договорам, кроме… (каких)
2.    Прошу исключить первую подпись РП из маршрутов всех договоров. Оставить РП согласующим лицом.
3.    Все служебные записки по исполнительной дирекции писать по электронной почте, а не в Сиворкс.
4.    Разъснить Черепановой, что она должна и что не должна отправлять ИД.
5.    Официально передать зам. ИД полномочия по процессам – финплан, корректировка ГБРП, разработка ГБРП
6.    Официально закрепить за зам. ИД полномочия ставить РП задачи и что-нибудь еще.

общие правила...

Когда Вы получили письмо, служебную записку (в т.ч. в бумажном или электронном виде), которые Вам не нужны – позвоните инициатору и объясните, кому он должен посылать её. Вы один раз потратите пару минут, но больше этот спам Вас не побеспокоит.
Если Вы сами не знаете, кому должна быть адресована эта записка - обратитесь к (назначить того кто.. )

Впишите случай в контрольный лист. Если какой-то случай повторился более 3 раз – впишите его в контрольный лист
Контрольный лист
Причина или тип письма    Сюда черточкой ставьте каждый случай
Распоряжение РП службам, «чтобы ИД контролировал»   
Копия ругательной переписки (спор служб с РП или между собой и пр.)   
Переписка по поводу финплана
   
Переписка по поводу корректировки ГБРП
   

Ответственный Вопросы по которым к нему
Директор направления Установление приоритета между проектами (платежи, загрузка исполнителей)
Депремирование
Заместитель Конфликты со службами, сложности во взаимодействии с другими дирекциями, финплан, разработка, корректировка ГБРП
Руководитель проекта  
Руководитель службы    
Начальник отдела Отчет по контрагентам

  
Зоны ответственности
Ответственный    Вопросы по которым к нему
ИД    Установление приоритета между проектами
Депремирование служб

Заместитель ИД    Конфликты со службами, сложности во взаимодействии с другими дирекциями, финплан, разработка, корректировка ГБРП

Директор по строительству  Депремирование сотрудников дирекции по строительству

Руководитель проекта   

Руководитель службы   

Начальник отдела    Отчет по контрагентам

Распоряжение
О полномочиях заместителя ИД


Памятка руководителю проекта

1.    Все служебные записки внутри исполнительной дирекции писать НЕ в Сиворксе, а в электронной почте!
2.    Нельзя ставить ИД и заместителя ИД в копию своих поручений службам.

Как нужно давать поручения службам:
2.1.    Лучше всего ставить задачу своевременно, при ежемесячном планировании, либо включить ее в график. Процесс ежемесячного планирования для того и придуман.

2.2.    Если задача возникла в течение месяца, Вы должны написать руководителю службы, и обязательно позвонить руководителю службы или подойти к нему. Благодаря этому Вы не потеряете время до прочтения Вашего письма, а также сможете пояснить, что именно Вам нужно. Руководитель службы должен назвать Вам дату выполнения Вашей задачи и исполнителя, а Вы – вписать это в план-отчет РП и затем контролировать исполнение.
Если задача сложная или новая – подойдите к исполнителю и поясните, что именно Вы хотите.

2.3.    Если руководитель службы не назвал Вам дату или не ответил, или отказался выполнять, или не выполнил в срок, Вы не должны писать письмо ИД или Заместителю ИД с предложением «разобраться» или «обеспечить», а прежде разобраться самому. (Вы являетесь управленцем, и даже если человек Вам напрямую не подчинен, Вы должны подходить к вопросу с управленческих позиций, как руководитель, а не как исполнитель.)

Вы должны сами разобраться в ситуации, и предложить Заместителю ИД свой вариант решения или несколько вариантов. Например:
- отдать задачу на аутсорсинг (сразу найдите, где и почём и в какой срок),
- оштрафовать (кого, на сколько, почему) – у Вас есть право инициировать депремирование служб (письмо пишите ИД с копией зам. ИД, руководителю службы и виновному лицу, а если дело касается дирекции по строительству – плюс копия ДС).
- дополнительно заплатить (премировать) службе за сверхурочную работу (сколько, за какой результат, почему это не может быть сделано в рабочем режиме).
- отложить другую задачу, которая представляется Вам менее приоритетной по Вашему или другому проекту. Если откладывается задача по другому проекту – необходимо согласовать ее с другим РП и уведомить зам. ИД. (а если тот РП не согласен – то через ИД).

2.4.    Если задача очень важна, и нельзя допустить ее неисполнения – то у Вас есть 2 инструмента:
А) поставьте в задаче промежуточный контроль (ДПК), и когда промежуточная точка будет не выполнена, выполните пункт 2.3.
Б) Вы можете поставить задачу на контроль ДОУ, для этого заполните форму постановки задач, которую Алексей Федорович Муравьев рассылал (при этом также нужно позвонить руководителю службы и выполнить п.2.2).

3.    Когда Вы можете и должны обращаться к ИД
3.1.    Установление приоритета между проектами и дефицит ресурсов, в том числе у служб (если предварительно вы уже пообщались со службой и не нашли других путей кроме того, чтобы отложить одну из задач по одному из проектов).

3.2.    Угроза срыва ПКТ, ОКТ, ДКТ – нужно немедленно информировать ИД и зам. ИД об угрозе срыва, а затем приносить им проект решения или варианты действий. (Если такой план Вы не можете получить от службы – разберитесь в ситуации самостоятельно и создайте его. Если Вы считаете, что служба не права – выполните пункт 2.3.). После согласования плана действий с ИД и зам. ИД Вы должны будете предоставить материал для своевременного переноса соответствующих КТ.

3.3.    Когда возникла ситуация, с которой Вы не в состоянии справиться самостоятельно, и Вам нужна помощь ИД, либо ресурсы, либо что-то из его полномочий, либо его подсказка и совет по плану действий, либо его решение в ситуации трудного выбора.
При этом также проведите подготовительную работу – приходите с вариантами действий или вашим анализом ситуации.

4.    Когда Вы должны обращаться к заместителю ИД
4.1.    Если какое-то решение было согласовано с ИД (например, дистанционно или обсуждалось в отсутствие зам. ИД), обязательно уведомить зам. ИД.
4.2.    Если возникли сложности с другими дирекциями, или при конфликтах со службами Вы должны обратиться к зам. ИД для предварительного разбора ситуации, до того, как такой разбор будет проведен, нельзя обращаться к ИД.
4.3.    По финплану, разработке и корректировке ГБРП, планированию работы в рамках проекта.
4.4.    При угрозе срыва ПКТ, ОКТ, ДКТ Вы должны уведомить и ИД, и зам. ИД.

 

 

 

Боттом

Главная
Каталог услуг

Каталог проблем и решений Бизнес-процессы: регламентация, оптимизация etc Кайдзен и бережливое производство Обучение
и методики
О нас Статьи и материалы Контакты

© 2010 - 2016, Заводсков С.В.

Регламентация и бизнес-процессы Оптимизация Кайдзен