Топ
Центр бизнес-процессов

"ремонт", "тюнинг" и "прокачка" Вашего бизнеса

позвоните нам
+7 (921) 925-48-58
перезвонить вам?
Главная
Лучшие предложения
Каталог услуг и прайс-лист
Лучшие предложения
Подбор предложения
для Вашей ситуации
О нас База знаний Контакты
 

Пример кайдзен в офисе.
Анализ писем руководителя

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ

Пример решения конкретной проблемы методами кайдзен. Взята достаточно простая проблема для наглядности, и рассмотрен типичный алгоритм действий. Подходит для бережливого офиса.

МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

>>Что такое бережливое производство, кайдзен и lean
Раздел "Кайдзен" в Базе знаний

СВЯЗАННЫЕ УСЛУГИ

Пошаговое внедрение бережливого производстваВнедрение 5S | Кайдзен-блиц  |  Проект внедрения  lean | Обучение кайдзен

Пример решения конкретной проблемы методами кайдзен

Обычно писем "много". И руководители периодически жалуются на это.

В данном случае давайте применим к этой проблеме стандартный инструментарий работы с проблемой (на самом деле, конечно, такая детализация, как подсчёт в штуках и контрольные листы, не нужна, но она позволит понять, как работают эти инструменты для других случаев: часто наши интуитивные оценки не совпадают с фактом).

Сбор статистики о проблеме

А проблема ли это вообще?

Первый шаг кайдзен-подхода предполагает сбор статистики, для того чтобы на основании статистики увидеть, каких   писем много и почему.

Для начала посмотрим, а как много вообще ненужных писем, которые просто не надо было посылать этому руководителю?

 

Писем всего в неделю   380
Из них ненужных 144
Под вопросом  34
Нужных 202


Прилично! Треть точно есть. Теперь давайте посмотрим на структуру нужных писем:

Важность 1 категории (принять решение в течение дня)   69
Важность 2 категории (ответить в течение 2 дней, либо ознакомиться с важной информацией, либо совещание) 76
Важность 3 категории (просто прочитать когда-нибудь) 57
Всего нужных 202


pisma.jpg (68654 bytes)


Структура ненужных писем:   

Не надо вообще 50
Другому сотруднику   85
Повтор или скан документа с его подписью 14

 

Итак, проблема существует, давайте оценим потенциальный эффект.

За неделю всего писем: 380
По 2 минуты на письмо = 12,6 часа = 2,5 часа в день!
Потенциально достижимое время: (письма 1 и 2 категории по 2 мин, письма 3 категории по 1 мин) = 5,78 часа или 1,16 часа в день

То есть мы в два раза можем снизить эту нагрузку, или в абсолютных показателях выиграть 1,34 часа в день, или 26,8 часов в месяц. И это для руководителя - дорогостоящего специалиста.

 

Анализ: откуда берутся ненужные письма и почему?

Источник писем Количество Действия, мероприятия
В каких-либо приказах или регламентах руководитель указан как согласующее лицо, хотя реальной ответственности в связи с его согласованием у него не возникает. 15 Исключить исполнительного директора из списка согласующих лиц по всем договорам, кроме таких-то.
Поручения, которые  гарантированно будут "расписаны" нижестоящим, например, жалобы на технические неполадки - в техотдел 40 Приказ, что это теперь пойдет напрямую исполнителю.
Инициаторы не знают, кому адресовать вопрос, или положено все вопросы направлять только руководителю 26 Разграничить полномочия и уведомить, кто какими вопросами занимается
Начальники некоторых отделов всю свою переписку с руководителями проекта дублируют директору и наоборот - руководители проекта дублируют свои распоряжения, «чтобы ИД контролировал».  35 Разъяснение, в каком случае пишем и в каком не пишем. Разработать, как нужно ставить задачи и обучить этому.

И так далее. Количество нам в данном случае показывает, какая группа причин важнее, с какой начать. Начинаем прорабатывать причины этих причин.

 

Например:

Почему РП дублирует свои распоряжения службам своему руководителю? - Потому что службы не выполняют.

А почему не выполняют?  - Неправильно ставит задачи, например: поздно, без учета загрузки, без обсуждения с руководителем службы, не устанавливая промежуточный контроль, не разбираются при нарушении промежуточных точек и т.п.

Решение: разработать, как нужно ставить задачи, обучить этому РП и службы, и проверить, что это помогает.

 

Внедрение мероприятий

В итоге наши решения порождают а) разовые мероприятия б) новые правила действий, которые распространяются на всех.

Пример. Общее правило для всех руководителей

Когда Вы получили письмо, служебную записку (в т.ч. в бумажном или электронном виде), которые Вам не нужны – позвоните инициатору и объясните, кому он должен посылать её. Вы один раз потратите пару минут, но больше этот спам Вас не побеспокоит.

Если записка подана в бумажном виде, хотя достаточно электронной - также укажите на это.

Если Вы сами не знаете, кому должна быть адресована эта записка - обратитесь к тому-то (назначить того, кто занимается этим вопросом - разграничением полномочий).

 

Контроль результативности

На время, пока работа ведётся - руководители должны вписывать каждый случай в контрольный лист, поставив чёрточку в соответствующий столбец (или в столбец "Другое"). Контрольный лист надо вести 2-3 месяца, пока новая культура не привьётся.

Контрольный лист ненужных писем

Причина или тип письма Отметка (Сюда черточкой ставьте каждый случай)
Ненужное согласование |||||   |||||   ||
Поручение нижестоящему |||||   ||
Дублирование переписки ||
Другие причины Если причина повторяется, для неё отдельная строка
   

Итоги

Итак, мы:

а) уменьшили нагрузку на конкретного руководителя

б) выработали системный механизм, как уменьшить нагрузку на всех руководителей (горизонтальное распространение опыта)

в) решили ряд проблем по распределению ответственности, увеличили упорядоченность компании

г) измерили эффект с помощью контрольного листа

д) попутно выявили другие проблемы: например, о неправильной постановке задач

 

Да, может быть, это не радикальное изменение, но это очередной шаг к совершенству.

 

rassylka.png (38946 bytes)

Понравился материал?


Наша рассылка
Приёмы и методы настройки бизнеса

 

button_podpisatsya.png (3643 bytes)


Выходит 1 раз в месяц:

Новые статьи в Базе знаний
Кейсы и примеры из практики
Инфографика

 

Основные разделы

сайт прямо сейчас находится в доработке, работает пока не всё, но уже скоро будет готово
если есть вопросы - звоните 8 (921) 925-48-58, мы с радостью ответим

Основные разделы

Лучшие предложения Бизнес-процессы: регламентация, оптимизация etc Бережливое производство и кайдзен Обучение
и методики
Интересное
Главная
Каталог услуг и прайс-лист
Каталог проблем и решений
О нас
Контакты
База знаний

 

Соглашение о конфиденциальности

Разработка должностных инструкций
Высвобождение собственника от рутины
Разработка мотивации
Регламентация: что, как и зачем
Оптимизация

услуга Описание бизнес-процесса как есть
услуга Регламентация "Как надо"
услуга Оптимизация бизнес-процесса

ЧаВО по кайдзен и бережливому производству
ЧаВО по 5S

Кайдзен-блиц
Внедрение 5S

Пошаговое внедрение бережливого производства >!<
самый выгодный формат

Мастер-группа по бизнес-процессам >!<
крутое обучение

Наш подход к обучению
и темы

Кейс: оптимизация склада и комплектации
Кейс: оптимизация трудоемкости ОППД
Анализ писем руководителя - иннструменты кайдзен на простом примере

 

 

 

Заводсков и партнёры. Центр бизнес-процессов

Главный офис: Санкт-Петербург пл. Александра Невского д.2 лит. Е,

Телефон: +7 921 9254858 , E-mail: i6600806@yandex.ru

© 2010 - 2017, Заводсков С.В.